Prípad : Senfin | Berlin

Pilotný projekt „arbeit mal anders“ (práca iným spôsobom) pre senát oddelenia financií v berlíne skutočne mení kancelárske prostredie. Je to príklad toho, ako môže vyzerať udržateľná kultúra v pracovnom prostredí, ak sa posunie ďalej od tradičnej kancelárie. Moderné a flexibilné pracovné prostredie bolo realizované v spolupráci s inštitútom frauenhofer a zariadené spoločnosťou kinnarps. Tento koncept sa stala vzorom pre všetky berlínske úrady.

Zmena v úrade

Mesto Berlín neustále rastie, a tým tiež rastie potreba nových riešení v mestských úradoch. „Vojna o talenty“ tvrdo zasahuje aj úrady, pretože súťažia o kvalifikovaných zamestnancov s inými zamestnávateľmi. A potom je tu otázka, čo robiť s ďalšími zamestnancami v existujúcich budovách, keď je mestský priestor obmedzený.

Pilotný projekt „Arbeit mal anders“ (Práca iným spôsobom) Senátu oddelenia financií v Berlíne,  (SenFin Berlin) vytvoril na základe vedeckých poznatkov udržateľnú pracovnú kultúru, ktorá korešponduje s pracovným prostredím orientovaným na dopyt. Cieľom je flexibilná, účinná a efektívna práca v priestore, ktorý je k dispozícii.

V komplexnom procese, ktorý vedie Fraunhofer IAO,  bolo metodickým jadrom projektu približne 120 zamestnancov oddelenia Senátu. S pomocou tvorivých techník boli vyvinuté nápady, ktoré usmerňujú zmeny v organizácii práce a priestoru.

Spolu s Kinnarpsom vyvinuli prispôsobiteľný nábytok a koncept priestoru, ktorý bol implementovaný a vyhodnotený najskôr na jednej divízii a môže byť aplikovaný pre celé oddelenie Senátu.

Pamiatkovo chránená administratívna budova z 30. rokov 20. storočia, ktorá sa nachádza priamo na brehu Sprévy, nám naznačuje ako vyzerá zvnútra ale napriek tomu neodhaľuje nič z nového pracovného prostredia pre 17 zamestnancov oddelenia Senátu. Štyri miestnosti predstavujú iný svet a zamestnanci sú z nového pracoviska nadšení. „Moderné, flexibilné, atraktívne a vyhovujúce všetkým našim potrebám“, tak popisujú kolegovia v hodnotení Fraunhofer IAO nové pracovné prostredie. A nie je to prekvapujúce, pretože rozsiahly proces zapojenia sa by mal presne určiť, ako chce tím spolupracovať a čo musí urobiť pre to, aby to fungovalo. Základom plánovania boli rozhovory, rôzne workshopy, online prieskum a dokonca aj senzorové meranie používania stola, ktoré tiež uskutočnil Kinnarps. Výsledkom je mobilné a flexibilné pracovné prostredie, ktoré nasleduje princíp pohyblivého stola, v ktorom majú zamestnanci k dispozícii rôzne miesta na prácu a môžu si zvoliť to, ktoré najlepšie vyhovuje ich pracovným požiadavkám. Môžu si vybrať priestor pre komunikáciu pri spontánnych stretnutiach alebo flexibilné skupinové stoly pre intenzívnu tímovú prácu na projektoch, izolované pracovisko vhodné na koncentráciu alebo samostatnú konferenčnú miestnosť. To pomáha rozložiť sily, uľahčuje spoluprácu a prenos vedomostí, podporuje tvorivosť, efektívnosť a produktivitu. Nový model umožňuje a sprevádza zvyšujúca sa digitalizácia správy a rozširovanie digitálnej infraštruktúry.

TÚŽBA PO SPOLUPRÁCI

Flexibilita a viac tímovej práce boli na prvom mieste v zozname želaní. Predchádzajúce vybavenie to však neumožňovalo. Namiesto toho bolo k dispozícii veľa stolov, ktoré boli používané iba na 50 percent. Dnes je v otvorenom a veľmi čistom priestore viac miesta pre všetkých, aj keď sa samotný priestor v skutočnosti nezväčšil. Kombinácia spoločných a tichých pracovísk nabáda všetkých k väčšiemu pohybu. Existovali obavy, že redizajn nakoniec spôsobí, že bude k dispozícii príliš málo pracovných miest, a že v otvorených zónach bude príliš veľký ruch, ale nie je tomu tak. Namiesto toho sa splnili predtým vyjadrené túžby po modernom nábytku, flexibilnejšej práci a podpore tímového ducha.

Vďaka správnemu vybaveniu sa dosiahla tiež vyššia efektivita počas stretnutí. Mobilita a efektívne pracovné prostredie sa navzájom dobre dopĺňajú.

Ráno sa tím stretáva pri „pulte“ Vagabond od značky Materia, aby sa dohodol, kto chce kde pracovať počas dňa. Pretože väčšina členov tímu odchádza počas dňa z kancelárie na stretnutia je v kancelárii veľký pohyb. „Niektorí kolegovia skutočne rozkvitli, pretože predtým sa cítili trochu neviditeľní. Prostredníctvom nášho centrálneho miesta na stretávanie sme spolu vyrástli,“ vysvetľuje projektová manažérka Anne Steinicke. Vznikla nová úroveň komunikácie, a tým aj väčšia identifikácia s tímom.

Vďaka intenzívnejšej komunikácii medzi kolegami je v tíme tiež pozitívnejšia atmosféra.  Priestorové rozdelenie s centrálne umiestnenou kuchynkou podporuje kontakt medzi kolegami, ktorí majú týmto väčšiu príležitosť spolu rásť.

Keďže flexibilné a mobilné pracovisko zamestnancom vyhovuje, vzrástla aj ich spokojnosť.  Mobilita nábytku, ako sú paravány Vibe, stoličky a stoly na kolieskach a flexibilita v rozvrhnutí miestnosti zároveň zabezpečuje bezpečnosť. Pracovný tím môže zároveň pokračovať v práci v tímovom režime, ale bezpečným spôsobom, za oddeľovacími priečkami. Rovnako je jednoduché  pracovať z domu, pretože kancelária má k dispozícii miesta pre konferenčné hovory. Ostatným divíziám SenFin, ktoré stále pracujú v bežných kancelárskych priestoroch, je možné ponúknuť vyčlenené priestory na spoločné užívanie.