Prípad : Puls & Träning

Väčšia efektivita a spokojnosť v kancelárii

Sieť posilňovní The Puls & Träning síce pred nejakým časom zmenila kancelárie, ale zistila, že je to potrebné urobiť opäť. Cítili, že ich kancelársky priestor je preplnený a neefektívny a ľudia sa tam necítia šťastní. Tentokrát to chcel manažment mať správne od začiatku, preto požiadali Kinnarps o analýzu pracovného priestoru Next Office®. Nielenže má teraz sieť posilňovní The Puls & Träning nový dizajn interiéru, ale tiež skvalitnili svoj spôsob práce – v ich existujúcej kancelárii.

Spoločnosť Puls & Träning bola založená v roku 2006. Je vlastníkom približne 90 posilňovní vo Švédsku, s centrálou v Štokholme, kde pracuje približne 40 zamestnancov. Posledných pár rokov pretrvával v kancelárii pocit stiesnenosti. Vedenie aj zamestnanci cítili, že kancelária nepodporuje efektivitu a vôbec nevytvárala pocit spokojnosti tak, ako by si to ľudia želali.

Zakladateľka a spoluvlastníčka Karin Sager spomína:

„Mali sme relatívne novú kanceláriu, ale stále sme neboli úplne šťastní. Začali sme si myslieť, že sa potrebujeme presťahovať do väčších priestorov, ale po rozhovore s Kinnarps, sme začali  uvažovať nad tým, či využívame náš priestor správne a či by sme mohli vylepšiť to, čo máme.“

Potreba zmapovania a analýzy

Kľúčom k úspechu bola analýza pracovného prostredia prostredníctvom konceptu Kinnarps Next Office®, ktorá pomáha vytvoriť prostredie prispôsobené vykonávaným činnostiam v danej organizácii. Metóda obsahuje mapovanie a analýzu obchodných aktivít firmy a zapája do procesu zmeny tím manažmentu a zamestnancov, ako základ pre vytvorenie dlhodobo udržateľného pracovného prostredia.

„Kinnarps nám pomohol nazrieť na naše aktivity z iného uhla a vyzval nás, aby sme zhodnotili to, čo sme považovali za samozrejmosť. Konkrétne, naučili sme sa, že je potrebné začať od nuly a robiť veci správne už od začiatku. Bolo jasné, že to nebude len o výmene nábytku, ale o tom, že musíme zmeniť spôsob našej práce.“

Pomocou prednášky, workshopu, online prieskumu a zhodnotenia vízie a cieľov spoločnosti Puls & Träning zanalyzoval Kinnarps ich potreby. Analýza dospela k záveru, že je potrebné prostredie zefektívniť a pomocou digitálnych riešení urobiť kroky k príjemnému a inteligentnému prostrediu. Analýza tiež formuluje ako sa viac sústrediť na oblasť životného prostredia a zdravia, vhodnejšiu komunikáciu a upevnenie tímového ducha. 

„Naša analýza tiež ukázala, že nie je potrebné, aby sa Puls & Träning sťahovalo do väčších priestorov. S tým správnym návrhom interiéru, ktorý sa prispôsobí ich činnostiam, je rozloha pôvodného priestoru úplne postačujúca. To malo ďalšiu výhodu v tom, že sa projekt stal ekonomicky udržateľným s efektívnejším využitím každého štvorcového metra,“ hovorí Henrik Axell, Koncept Manažér pre Kinnarps Next Office® vo Švédsku

Od stiesňujucého k príjemnému

V mnohých ohľadoch bola transformácia z tradičnej kancelárie, s otvoreným priestorom na kanceláriu prispôsobenú vykonávaným činnostiam, zaujímavou cestou. Karin Sager zdôrazňuje, že úsilie spoločnosti Kinnarps zapojiť do procesu zamestnancov, bolo dôležitým a nevyhnutným nástrojom v rámci snahy o zmenu hodnôt.

„Na začiatku veľa ľudí zle pochopilo alebo nedôverovalo tomuto projektu, čo je prirodzené. Preto je také dôležité prizvať zamestnancov, aby sa zapojili do procesu, a aby vedenie bolo vždy k dispozícii a bolo ochotné počúvať a pracovať transparentne. Konečný výsledok bol v mnohých ohľadoch príjemným prekvapením,“ hovorí Karin Sager.

Najväčším prekvapením je, že predtým stiesňujúca kancelária, aj napriek zvýšenému počtu zamestnancov a pracovných miest, pôsobí teraz vzdušne, inšpirujúco a príjemne. Jedným z dôvodov, ktoré to spôsobili, je využitie digitálnych technológií.

„Bolo pre nás prvoradé, aby sme si osvojili naše digitálne prostredie skôr, ako začneme čokoľvek iné. Nielen, že to zefektívnilo našu prácu, ale tiež sme znížili tlač asi o 60 percent, čo je dobré pre životné prostredie a dobré pre našu ekonomiku,“ hovorí Karin Sager.

Ďalšou vecou, ktorá ju prekvapila je, že tiché zóny, ktoré boli tak veľmi žiadané na začiatku projektu, nie sú teraz zamestnancami tak vyhľadávané.

„Vlastne, sú to pokojné miesta so strednou mierou sústredenia, ktoré sú využívané najviac. Myslím, že skúsenosť s našou starou kanceláriou podporila v ľuďoch pocit, že potrebujú také miesta, kde budú môcť byť osamote. Ale teraz, keď je priestor hotový, môžete efektívnejšie pracovať z ktoréhokoľvek miesta, čo znižuje potrebu tichých zón.“

Posilnenie značky zamestnávateľa

Analýza pracovného prostredia Kinnarps Next Office® bola základom pre návrh interiérového dizajnu, ktorý sa teraz stal dennou realitou spoločnosti Puls & Träning. Z pohľadu dizajnu si želali štýlovú kanceláriu, ktorá by odrážala ich činnosť s podmienkou, aby nepôsobili príliš „športovo“. Karin Sager nám hovorí, že hoci ich predchádzajúca kancelária bola vizuálne atraktívna, nová kancelária dostáva hlbší rozmer.

„Dostávame veľa uznanlivých vyjadrení od partnerov a ďalších návštevníkov a je očividné, že na nich naše veľké úsilie o riešenie interiéru urobil dojem. Vidím tiež, že sme posilnili značku ako zamestnávateľ a tým sme sa tiež stali atraktívnejším zamestnávateľom, takže nielen, že je teraz pre nás jednoduchšie udržať si, ale aj získať nových zamestnancov,“ hovorí Karin Sager.

Tento dojem bol tiež potvrdený následným monitorovaním, ktoré bolo zahrnuté v Kinnarps analýze pracovného prostredia. To ukázalo, že priemerné hodnotenie pracoviska zo strany zamestnancov sa dramaticky zvýšilo. V priemere o 50 percent a v mnohých prípadoch aj o 100 percent. Napríklad, reakcie na otázku ako podporuje pracovné prostredie oboje, samostatnú prácu s vysokou mierou sústredenia aj kreatívnu spoluprácu, sú veľmi pozitívne.

„Ukazuje to, aké dôležité je vykonať pred zmenou kancelárie naše analýzy pracoviska. Tvorbou prispôsobených riešení založených na dôkladnom mapovaní a znalostiach, vytvárame hodnotu pre organizáciu a interiérový dizajn sa stáva udržateľnou investíciou na dlhé obdobie,“ hovorí Henrik Axell.