NASTAL ČAS NA ZMENU VO VAŠEJ KANCELÁRII?

5 OTÁZOK, KTORÉ BY SA VŠETKY FIRMY MALI SAMÝCH SEBA OPÝTAŤ

Máte pocit, že svet sa rýchlo mení a že je na čase, aby sa tak stalo aj na vašom pracovisku? V našej spoločnosti sme celosvetovo v pravidelnom kontakte so zákazníkmi, ktorí práve prechádzajú procesom zmeny. Zistili sme, že pri vytváraní úspešnej, novej kancelárie existujú dôležité kľúčové oblasti, na ktoré je potrebné sa zamerať. Zúžili sme ich na päť otázok, o ktorých si myslíme, že by sa každá spoločnosť a organizácia mala samých seba opýtať. Aj preto sme vyvinuli Next Office, proces, v ktorom s vami úzko spolupracujeme, a kde využívame rozsiahly výskum, workshopy a analýzy, ktoré vás prevedú procesom tvorby ideálnej kancelárie - to všetko na základe faktov.

1. STE V KANCELÁRII PRODUKTÍVNI A KREATÍVNI?

Vďaka čomu je individuálny spolupracovník alebo tím produktívnejší a čo prispieva k tvorivému prostrediu? Efektívnosť a časová náročnosť sú skutočne dôležitými faktormi, ale rovnako je to aj tok nových myšlienok a nápadov. Náš výskum1 ukazuje, že kancelárske prostredie môže mať významný vplyv na spokojnosť zamestnancov s prácou. Riešenie pracovného priestoru zamerané na zamestnancov sa tak môže stať prirodzenou oblasťou pozitívne vnímanej odlišnosti, vďaka čomu môže zohrávať kľúčovú úlohu vo vnímaní hodnôt zamestnancami. Na súčasných pracoviskách majú tvoriví a extrovertní ľudia, ktorí sa dobre cítia v kanceláriách otvoreného typu, šancu prosperovať. Podnikaniu to prináša mnoho pozitívnych účinkov, ale dôležité je tiež pamätať aj na potreby introvertov. Je preto nutné vytvoriť priestory, kde každý v dnešnej rozmanitej pracovnej sile môže nájsť rovnováhu medzi rozptýlením a koncentráciou a dosiahnuť tak maximálnu produktivitu a tvorivosť.

2. PODPORUJE KANCELÁRSKE PROSTREDIE SPOLUPRÁCU?

Jedným z pretrvávajúcivh trendov, ktorý na pracoviskách vidíme, je, že spolupráca je prirodzenou súčasťou dnešných pracovných priestorov. Pri vytváraní nastavení spolupráce, ktoré vám vyhovujú, je dôležité začať analýzou toho, aké potreby máte a aké potreby budete mať v budúcnosti. Ide o výber správnej funkcionality a podporu kreatívnej atmosféry. Tradičná konferenčná miestnosť može byť doplnená neformálnymi priestormi pre stretnutia, projektovými priestormi, čím sa podporí agilná práca a spoločenské oblasti. Kreatívne nápady častokrát prichádzajú, keď sa stretávame v inom prostredí, zapojíme sa do spontánneho rozhovoru alebo ad-hoc stretnutí. Naše prieskumy1 ukazujú, že ľudia by chceli mať k dispozícii viac zasadacích miestností vhodných pre skupiny šesť ľudí alebo menej, prevyšujúc záujem o väčšie zasadacie miestnosti v pomere 3:1. Ponúknite výber nastavení spolupráce, ako sú miestnosti v miestnostiach či projektové priestory, a tento pomer je viac ako štvornásobný. Éra veľkých konferenčných miestností je nahradzovaná menšími komunikačnými a kolaboračnými uzlami.

3. PODPORUJE KANCELÁRSKE PROSTREDIE ZDRAVIE A POHODU PRI PRÁCI?

Ide o ten pocit, ktorý vás prepadne ráno, keď vstúpite do práce. Cítite sa ako doma a tešíte sa na svoj deň? Zdravie a pohoda sú ovplyvňované faktormi, ako je interiérový dizajn, ktorý podporuje pohyb, produktami s dobrými ergonomickými vlastnosťami, ako aj atmosférou v kancelárii. Ak sa vám podarí vytvoriť pracovné prostredie plné pohody, získate aj šťastnejších kolegov a zvýšenú produktivitu. Naše zistenia1 boli alarmujúce. 59% respondentov uviedlo, že počas pracovného dňa neprestajne alebo väčšinu času sedia; len 8% stojí viac ako sedí. Podobne, 60% ľudí opúšťa svoje stoly trikrát alebo menej počas svojho pracovného dňa. 16% vôbec neodchádza od stola. Striedate v práci polohu medzi sedením a státím? Dlhé sedenie jednoducho nie je dobré pre naše telá, ani pre našu produktivitu. Ovplyvňuje naše držanie tela a zvyšuje riziko chorôb, ako sú srdcové ochorenia a cukrovka. Pomocou výškovo nastaviteľných stolov môžete zmeniť svoju pracovnú pozíciu a zvýšiť mobilitu, čo zase zlepšuje cirkuláciu.

4. ČO PRINÁŠA AKUSTIKA, OSVETLENIE A KVALITA VZDUCHU DO VÁŠHO KANCELÁRSKEHO PROSTREDIA?

Pohoda pri práci a dobrá ergonómia sú oveľa viac, než len možnosť počas pracovného dňa stáť alebo správne sedieť. Existuje mnoho ďalších faktorov, ktoré ovplyvňujú naše zdravie, ako sú hladina zvuku, osvetlenie a kvalita ovzdušia. Svetlo má na nás veľký vplyv a ak máme efektívne pracovať, kvalita osvetlenia je dôležitá. Pokiaľ ide o zvuk, výskumy ukazujú, že akustické prostredie ovplyvňuje to, ako sa cítime a celkovo našu produktivitu. Dokonca aj na úrovni 55 dB, 40% pracovníkov v kancelárii pociťuje zhoršenú koncentráciu2. Preto je dôležité, aby ste pri zariaďovaní kancelárie, bez ohľadu na typ riešenia alebo typ pracoviska, považovali hluk za dôležitú súčasť celkového obrazu. Kancelárie s vyrovnanou hladinou hluku podporujú tak pohodu pri práci, ako aj úspech. Kvalita ovzdušia je tiež dôležitá, pretože zlá ventilácia môže znížiť produktivitu až o 15%3. Ako veľmi viete prispôsobiť ventiláciu, zvuk a osvetlenie vo vašej kancelárii? Kľúčom je pozrieť sa na celkový obraz pracoviska a vytvoriť dobre premyslené pracovné prostredie.

5. JE VAŠA KANCELÁRIA PRISPÔSOBENÁ VÁŠMU SPÔSOB PRÁCE?

Podporuje váš pracovný priestor prácu, ktorú vykonávate, aktivity, ktoré vykonávate alebo stretnutia, na ktorých sa zúčastňujete? Neexistuje žiadna taká vec ako všeobecné riešenie, každá kancelária musí byť prispôsobená konkrétnej organizácii, oddeleniu alebo spoločnosti, v závislosti na vašich potrebách, stratégiách a cieľoch. Jedná sa hlavne o to, aby ste zvolili správne riešenie interiéru, ktoré zohľadní všetky vykonávané funkcie a vytvorí rôzne nastavenia, ktoré podporujú vykonávané úlohy, či už na úrovni jednotlivca, tímu alebo skupiny. Riešenie musí ponúknuť čas na sústredenie, rovnako ako na spoluprácu. Je práca založená na aktivite niečo, z čoho môžete profitovať? Odráža vaša kancelária vašu značku, hodnoty a to, v čo veríte? Skúsenosti našich respondentov z prieskumov1 to jednoznačne potvrdzujú. Požiadali sme ľudí, aby si predstavili, že majú k dispozícii kompletnú sadu pracovných nastavení, z ktorých si môžu vybrať, a identifikovali svoje preferované pracovné prostredie z výberu 16 možností. Hoci osobná pracovná stanica zostala obľúbenou voľbou, výsledky neboli také konkluzívne, ako by sa dalo očakávať. Zistenia boli posilnené skúsenosťami ľudí s agilným pracovným prostredím, v ktorom čas strávený prácou na osobnej pracovnej stanici klesá z 58% na iba 18%. Pokiaľ sú k dispozícii alternatívne pracovné prostredia, ľudia ich veľmi radi využívajú. Obzvlášť vyhľadávané sú kolaboračné priestory.

Sources

1. The Kinnarps Agile Working Insight Reports 2018
2. Hedge, A. The open-plan office: A systematic investigation of employee reactions to their work environment
3. https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/arbeta-med-arbetsmiljon/dolda-faror-i-arbetsmiljon/#nr1