Dizajn pre hybridné stretnutia

Pandémia zmenila veľa vecí, najmä našu kultúru stretnutí. Takmer cez noc sa stalo úplne prirodzené zúčastňovať sa mítingov na diaľku. Teams, Zoom, Google Meet a množstvo ďalších digitálnych nástrojov sa zrazu stali štandardom. Budeme takto fungovať navždy? Na diaľku? Už žiadne dochádzanie, sťažovanie sa na kávu alebo zívanie na rannej porade?

Nestalo sa tak. Keď sa pandémia skončila, zistili sme, že očakávaná smrť kancelárií bola značne prehnaná. Občas sa musíme stretnúť aj v reálnom živote. Len nie tak často ako predtým. Niektoré dni je lepšie pracovať z domu.

Zrazu sa zrodil koncept „hybridného stretnutia“. Inými slovami, stretnutia, kde sú niektorí ľudia v miestnosti, zatiaľ čo iní sa pripájajú cez Teams alebo nejaké iné riešenie. Hybridné stretnutia však prinášajú svoje vlastné výzvy. Ako zapojíte vzdialených účastníkov? Ako udržíte kreatívnu a konštruktívnu diskusiu?

Mia Holmlund má v spoločnosti Kinnarps na starosti kancelársky segment. Zdôrazňuje, že najdôležitejším aspektom je zabezpečiť, aby sa všetci účastníci navzájom videli.

„Musíte zabezpečiť, aby aj vzdialení účastníci mohli nadviazať očný kontakt. Nekomunikujeme len hlasom, ale aj rečou tela, a preto je naozaj dôležité, aby sa všetci zúčastnení videli,“ vysvetľuje.

Tu je situácia, ktorú každý, kto sa zúčastnil hybridného stretnutia, určite pozná. Niekto položí laptop na vzdialenejší koniec stola. Zatiaľ čo ľudia, ktorí sa zúčastňujú na diaľku, sa na veľkej obrazovke javia ako jednotlivé hlavy, osoby sediace v kancelárii pri stole sú viditeľné ako skupina hláv. Preto je ťažké presne určiť kto a čo hovorí. Do diskusie sa väčšinou zapájajú len osoby prítomné v miestnosti. Vzdialení účastníci majú problém dostať sa do konverzácie.

Dôležitosť vhodnej technológie

Existuje však niekoľko jednoduchých trikov. Nina Rapp je oblastnou obchodnou manažérkou pre „Modern Work“ v Microsofte vo Švédsku. Je zodpovedná za riešenia na pracovisku spoločnosti Microsoft vrátane Teams. Súhlasí s tým, že hlavným problémom je začlenenie vzdialených účastníkov.

„Pre zlepšenie zážitku z hybridných stretnutí je potrebné urobiť veľa. Vieme, že 43 % všetkých účastníkov hybridných stretnutí sa necíti začlenených,“ poznamenáva.

Podľa Niny Rapp, zásadnou vecou, ktorú zamestnávatelia potrebujú, aby sa ubezpečili, že hybridné stretnutia fungujú, je technológia! Aj keď to môže znieť jednoducho a príliš veľa zamestnávateľov to prehliada, ohromujúcich 90% zasadacích miestností v západnom svete nie je vybavených pre modernú spoluprácu.

„Je ťažké byť súčasťou, ak vás nie je vidieť ani počuť. Veľa hovoríme o koncepte „predného radu“. Vzdialení účastníci sa umiestnia do prvého radu, takže sú na rovnakej úrovni ako všetci v miestnosti a na úrovni očí s tými na druhej strane obrazovky. V skutočnosti sa teda cítite, akoby ste spolu sedeli okolo stola, aby ste sa vyhli pocitu „oni a my“.

Interiérový dizajn, ktoré prispieva ku kvalitnejším hybridným stretnutiam

Čo bude ďalej? Stačí, ak je miestnosť technologicky zabezpečená? Nie. Dizajn v zasadacej miestnosti je pre vytvorenie dobrého hybridného stretnutia rovnako dôležitý. Mia Holmlund uvádza, že na niečom takom jednoduchom, ako je tvar stola, veľmi záleží.

„Stôl v tvare U alebo V je najlepšou voľbou. To znamená, že ľudia, ktorí sú najbližšie ku kamere, sedia na vzdialených koncoch. To uľahčuje účastníkom, ktorí sú online, očný kontakt s tými, ktorí sedia v zasadacej miestnosti,“ hovorí Mia Holmlund.

A aký je ďalší krok, ktorý zabezpečí čo najlepšie interiérové riešenie pre hybridné stretnutia?

"Je potrebné zvážiť veľa aspektov. Napríklad osvetlenie. Aké tiene vrhá na účastníkov pri stole. Ak svetlo prichádza zozadu, budete sotva viditeľní. A zamyslite sa nad tým, aké máte stropné svietidlá. Dobré sú zapustené svietidlá do stropu, zvyčajne poskytujú dostatočné celkové osvetlenie.“

Pokračuje:

„A aký druh stoličiek máte? Je dôležité pohybovať sa pri stole potichu, aby ste minimalizovali rozptýlenie počas stretnutia. Stoličky by mali mať prednostne kolieska. V zasadacej miestnosti je dôležitá aj dobrá akustika. Docielite to pomocou nástenných panelov. Steny by mali byť čo najneutrálnejšie. Steny, ktoré sú vizuálne preplnené, môžu počas stretnutia upútavať pozornosť.“

Nina Rapp zo spoločnosti Microsoft súhlasí s tým, že nábytok a interiérový dizajn zohrávajú hlavnú úlohu pre úspešnosť hybridných stretnutí - funkčný nábytok v správnom tvare,  v kombinácii s potrebnou technológiou, je cesta k zabezpečeniu kvalitného stretnutia pre prítomných aj vzdialených účastníkov.

"Ale potom je tu ďalšia výzva. Aj keď máte vynikajúcu technológiu a dobre premyslený interiérový dizajn, musíte tiež použiť inkluzívne pracovné metódy a spôsoby ako použiť nástroje, ktoré máte k dispozícii. Ak máte interiérové riešenie a potrebnú technológiu je to dobrý začiatok. Potom prichádza čas na diskusiu o tom, ako viesť stretnutie a aká kultúra stretnutia je zahrnutá. Nesmieme zabúdať, že sme ľudské bytosti."