Ako uspieť s prácou založenou na aktivite
TRENDY BEZ VÝSKUMU
"Technologický vývoj viedol trendy na pracoviskách smerom ku kancelárii založenej na aktivite, ale túto tému nikto nikdy nepreskúmal. Veľké spoločnosti a organizácie podľahli tejto novinke bez toho, aby skutočne vedeli, aký vplyv má tento trend na fungovanie spoločnosti a jej zamestnancov. Bez toho, aby vedeli, či je to dobré alebo zlé," hovorí Lena Lid Falkman.
Ona a šesť ďalších výskumníkov v rôznych disciplínach strávili tri roky skúmaním príležitostí a výziev, ktoré prezentuje kancelária založená na aktivite. Projekt je nazvaný "Kancelária budúcnosti" a záverečná správa bola zverejnená na jeseň roku 2018.
„Dúfame, že budeme môcť prispieť k vyváženejšiemu a nestrannejšiemu pochopeniu kancelárie založenej na aktivite, ktorá má jasné výhody, ale aj nevýhody. Je dôležité vedieť, prečo si vyberáte kanceláriu založenú na aktivite a uvedomiť si fakt, že tento spôsob práce nie je vhodný pre všetky organizácie. „Založené na aktivite“ nepredstavuje zázračné riešenie, ktoré zaručuje, že všetko bude fantastické. Dôležité je mať plán.“
„Je dôležité vedieť, prečo si vyberáte kanceláriu založenú na aktivite a uvedomiť si fakt, že tento spôsob práce nie je vhodný pre všetky organizácie. „Založené na aktivite“ nepredstavuje zázračné riešenie, ktoré zaručuje, že všetko bude fantastické. Dôležité je mať plán.“
ZALOŽENÝ NA AKTIVITE V RÔZNYCH USPORIADANIACH
ČO JE PRÁCA ZALOŽENÁ NA AKTIVITE?
"Kľúčom k práci založenej na aktivite je začlenenie rozličných usporiadaní pracovného prostredia, ktoré boli vytvorené pre rôzne aktivity. Zamestnanec tak môže sedieť kdekoľvek sa mu páči a zvolí si usporiadanie tak, aby vyhovovalo pracovnej úlohe, ktorú práve vykonáva. Predpokladom úspechu je prispôsobenie a navrhnutie pracovného prostredia tak, aby vyhovovalo potrebám organizácie a zamestnancov - pracovné zóny musia naozaj podporovať rôzne pracovné aktivity a ich počet musí dostatočný. Inak môžete skončiť so scenárom nočnej mory, o ktorej občas počúvate: nedostatok pracovných miest spôsobuje, že zamestnanci musia prísť do práce skôr, aby si boli istí, že budú mať miesto na prácu.
V kancelárii založenej na aktivite sú niektoré usporiadania dôležitejšie ako ostatné, domnieva sa Lena Falkman.
"Tiché miesta, kde môžete sedieť a sústrediť sa na vašu prácu sú samozrejme dôležité. Rovnako sú dôležité aj zasadacie miestnosti v rôznych veľkostiach, kde môžete telefonovať a organizovať rozličné druhy stretnutí. Avšak spoločné priestory - jedálne, lounge zóny a kaviarne - sú v kancelárii založenej na aktivite najdôležitejšie. To sú miesta, kde sa stretávate so svojimi kolegami, riešite problémy a dobíjate svoje batérie. Myslím, že švédska realitná spoločnosť Vasakronan je toho vynikajúcim príkladom. Kávu majú len na jednom mieste v ich centrále. Každý, kto si ju chce urobiť, tam musí ísť, čo tiež znamená, že všetci sa stretávajú, rozprávajú a nadväzujú kontakty. Je to ako oáza na savane!"
Lena Lid Falkman má PhD v odbore ekonómia a pracuje na Štokholmskej škole ekonómie.
Získala doktorát v oblasti vedenia a komunikácie. Oblasti jej výskumu zahŕňajú nové technológie a ich vplyv na spoluprácu a komunikáciu v práci. Prečítajte si jej najlepšie tipy a otázky, ktoré by ste sa mali samých seba pýtať, ak chcete uspieť pri práci založenej na aktivite.
UROBILI STE SI DOMÁCU ÚLOHU?
Ako a kedy zamestnanci pracujú? Ktoré konkrétne pracovné zóny vaša kancelária potrebuje, koľko ľudí ich bude používať a kedy? Takýmto spôsobom zaistíte, že kancelária založená na aktivite splní vaše požiadavky.
SÚ VŠETCI PRIZVANÍ?
Pre prácu založenú na aktivite je rozhodujúca účasť už na začiatku projektu zmeny. Všetci zamestnanci by sa mali zapojiť a vyjadriť svoj názor.
MÁTE POTREBNÉ TECHNOLOGICKÉ VYBAVENIE?
Kancelária založená na aktivite potrebuje oveľa viac než „len“ wifi a bezdrôtové pripojenie. Musíte mať inteligentnú kanceláriu. Vzhľadom na to, že každý by mal mať možnosť pracovať v celom priestore a neexistuje miesto pre položenie papierov, musí byť kancelária bezpapierová. Zamestnanci musia tiež vedieť, ako funguje digitálna kancelária. To je obzvlášť dôležité pre organizácie a spoločnosti s prísnymi požiadavkami na manipuláciu s dokumentami. Pokiaľ funguje digitálna kancelária, práca prebieha hladšie a zároveň je prístup k dokumentom umožnený väčšej skupine ľudí.
JE TO FUNKČNÉ?
Nezáleží na tom, aké pekné sú interiérové riešenia; musia byť funkčné. V opačnom prípade sa nebudú používať.
PRIESTOR PRE ROZVOJ PRACOVISKA
Jednou z najväčších potvrdených výhod pracoviska založeného na aktivite je, že tu vzniká mnoho príležitostí pre stretnutia.
"Kancelária založená na aktivite podporuje spoluprácu v rámci spoločnosti. Zamestnanci sa navzájom spoznávajú a komunikujú novými spôsobmi. Týmto sa dá vyhnúť tzv. silo efektu, kde sú navzájom jednotlivé oddelenia izolované. Práca založená na aktivite môže priblížiť rôzne časti spoločnosti a posilniť firemnú kultúru."
Jednou z častí výskumu v projekte bol komplexný dotazník, v ktorom zamestnanci rôznych firiem museli odpovedať na otázky o ich očakávaniach od kancelárie založenej na aktivite. Otázky boli položené pred a po implementácii.
"Zamestnanci mali pocit, že kancelária založená na aktivite je inšpiratívnym pracovným prostredím, a že komunikácia bola úspešná," hovorí Lena Lid Falkman.
„Ďalšie výhody kancelárie založenej na aktivite spočívajú v tom, že je flexibilná a ponúka obrovské príležitosti pre jednotlivcov, aby sa sami rozhodli, kde chcú pracovať. Vo všeobecnosti môžeme povedať, že spôsob práce, ktorý je založený na činnostiach, vyhovuje organizáciám s vysokým stupňom sebavodcovstva. Kancelária založená na aktivite je skvelým prostredím pre ľudí, ktorí sú dobrí v plánovaní a majú pod kontrolou to, čo robia.
ERGONOMICKÉ PRACOVISKÁ
Jednou z nevýhod, ktoré boli identifikované počas výskumu, je zvýšené riziko problému s koncentráciou u zamestnancov.
"Uskutočnili sme rozhovory s viacerými cieľovými skupinami. U opýtaných bolo cítiť obavy, že budú počas práce rušení. Chvíľu trvá, kým sa mozog začne sústrediť na danú úlohu, a ak sme neustále rušení, sťažuje nám to našu prácu. Takže je nesmierne dôležité, aby pracovné prostredie založené na aktivite naozaj ponúkalo riešenia aj pre prácu, ktorá vyžaduje sústredenie, a aby ich ľudia aj skutočne používali," hovorí Lena Lid Falkman.
"V tíme sme mali aj lekára, ktorý skúmal, ako pôsobí prostredie založené na aktivite na ľudí, ktorí si potrebujú oddýchnuť alebo sa vrátili po „vyhorení“. Tu nastáva komplikácia - ako nájdu jednotlivci, ktorí sa nehodia do prostredia založeného na aktivite svoj vlastný priestor?"
Zamestnanci tiež vyjadrili obavy, ako budú môcť používať individuálne odskúšané ergonomické pomôcky v prostredí založenom na aktivite.
"Skúsenosti spoločností, ktoré fungujú v tomto type kancelárie, ukazujú, že zamestnanci sú zdravší a cítia sa lepšie v prostredí založenom na aktivite. Dôvodom je to, že sa pohybujú po kancelárii viac ako predtým."
V kancelárii založenej na aktivite majú zamestnanci veľký vplyv na to, kedy a ako sa vykonávajú pracovné úlohy. Tento vplyv môže mať pozitívne účinky na zdravie.
Ak sa prostredie založené na aktivite používa správne, výsledkom je aj rozmanitejší a aktívnejší pracovný deň, hovorí Anders Lundahl, ergonóm a fyzioterapeut spoločnosti Kinnarps. Pri nových trendoch v pracovnom živote je ergonómia obzvlášť dôležitá. Myslite na to, keď plánujete svoju novú kanceláriu založenú na aktivite.
1.
Riešenia kancelárie založenej na aktivite nám umožnia vytvoriť nové príležitosti pre pohyb počas pracovného dňa: pohyb medzi rôznymi usporiadaniami v pracovnom prostredí a pohyb medzi jednotlivými činnosťami, napríklad medzi státím a sedením.
2.
Pamätajte, že zmena pohybu je potrebná. Naplánujte do priestoru výškovo nastaviteľné pracovné stoly a zariaďte kanceláriu stolmi rôznej výšky pre prácu v sede a v stoji. Nízke sedenie a sedacie vaky sami o sebe nevytvárajú ergonomické prostredie.
3.
Uistite sa, že v kancelárii je veľké množstvo kvalitných pracovných miest. Ak zamestnanci pracujú dlhšiu dobu, potrebujú dobrý stôl s možnosťou výškoveho nastavenia a stanicou pre monitor. Ak pracujete s prenosným počítačom na stole, ktorý nemá možnosť úpravy výšky, nie je vhodné pracovať tak počas dlhšej doby.
4.
Zvuková ergonómia je dôležitá. Uistite sa, že máte zvuk pohlcujúci nábytok a materiály, ktoré umožňujú tlmenie hluku a tým uľahčíte koncentráciu.
5.
Dobré osvetlenie dodáva vhodnú svetelnú ergonómiu a uľahčuje prácu.
KANCELÁRIA BUDÚCNOSTI
Osobný záver Leny Lid Falkman je, že najlepšie je nevenovať pozornosť dopredu pripraveným návrhom, ale mať odvahu počúvať jednotlivca.
"Myslím si, že najlepšia kancelária je tá, kde sa sami zamestnanci môžu rozhodnúť, ako chcú pracovať. Nenašla som veľa príkladov spoločností, ktoré kombinujú niekoľko typov kancelárií a umožnia ľuďom vybrať ten, ktorý im vyhovuje."
Skutočnosť, že sa spoločnosť mení, že noví zamestnanci pricházajú a iní odchádzajú, nemusí byť nevyhnutne problémom, hovorí Lena Lin Falkman.
"Ak prídete na nové pracovisko, mali by ste mať možnosť si vybrať. Existujú miesta, kde môžete pracovať viac individuálne, ale aj alternatívy, kde môžete pracovať v kolektíve. Bolo by vzrušujúce sledovať, čo sa stane, ak sa odvážime postaviť jednotlivca do centra pozornosti.“
Chcete postaviť do stredobodu pozornosti jednotlivca a vytvoriť kanceláriu, ktorá bude prispôsobená práve vám?
Kinnarps Next Office® je koncept orientovaný na výsledky a metodický proces zároveň, ktorý má východiskový bod v potrebách každého jednotlivca a v ktorom sú zamestnanci kľúčoví. Next Office je založený na rozsiahlom výskume so zákazníkmi, vývojármi organizácií a analytikmi budúcnosti.
