ZABÍJA ZASADAČKA VAŠE STRETNUTIA?
TAKTO TO NAPRAVÍTE
Spolupráca a spoločná tvorba, odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek miesta, v malých aj veľkých spoločnostiach, je prirodzenou súčasťou dnešného pracovného života. Všetci vieme, že keď sa stretneme, dejú sa skvelé veci, avšak nie je tomu vždy tak. V skutočnosti má až 47% ľudí pocit, že mítingy sú počas pracovného dňa zabijakom času číslo jeden. Veľa sa hovorí o tom, ako sa dajú efektívnejšie viesť stretnutia - ale vieme ich vylepšiť aj dizajnom zasadacích miestností?
Ako kolegovia a obchodní partneri sme často geograficky rozmiestnení. Stretnutia a práca na projektoch sa preto stali čoraz dôležitejšou súčasťou nášho pracovného života - v priemere to vychádza na 62 stretnutí za mesiac pre bežných pracovníkov a v prípade vedúcich pracovníkov je to ešte viac. To predstavuje naozaj množstvo času a jeho veľká časť nie je vynaložená efektívne, až takmer 25% stretnutí sa zaoberá irelevantnými otázkami. Sme však presvedčení o tom, že zasadacie a konferenčné miestnosti môžu byť navrhnuté tak, aby pomohli podporiť účel stretnutí a viedli k zvýšeniu produktivity, efektívnosti a kreativity.
AKÉ STRETNUTIA MÁTE (ALEBO CHCETE MAŤ?)
Pri vytváraní priestorov pre stretnutia, ktoré vám vyhovujú, je dôležité začať analýzou toho, aké druhy schôdzok máte, a aké sú vaše potreby pre budúcnosť. Zvážte využitie miestností, veľkosť stretnutí a čas – spĺňajú miestnosti, ktoré máte k dispozícii v súčasnosti, vaše požiadavky na priestor? Tieto poznatky poženú proces dizajnu a napomôžu tvorbe priestoru na mieru, ktorý podporuje váš spôsob práce.
"Vieme, že v súlade s technologickým vývojom čelia naši zákazníci mnohým výzvam a vzniká tak potreba inovatívnych a funkčných stretávacích priestorov, ktoré podporujú nový spôsob práce. Prostredníctvom konceptu Kinnarps Next Office® * to vnímame ako inkluzívny proces s cieľom poskytnúť našim klientom kreatívne, flexibilné a efektívne zasadacie miestnosti a priestory. Ide o to, aby sme vnímali celkový obraz spoločnosti a brali do úvahy všetko - organizáciu, fyzické prostredie, technológiu a individuálne potreby zamestnancov,"
*Kinnarps Next Office® je koncept a metóda orientovaná na výsledky, ktoré majú východiskový bod v potrebách každej jednotlivej organizácie, a v ktorej sú zamestnanci kľúčovými. Next Office je založený na rozsiahlom výskume v spolupráci so zákazníkmi, firemnými vývojármi a analytikmi budúcnosti.
V modernej kancelárii často striedame fyzickú a virtuálnu komunikáciu v tom istom priestore - spolupracujeme na zdieľaných dokumentoch, prezentujeme materiály na väčších obrazovkách a zúčastňujeme sa na videokonferenciách s ľuďmi z celého sveta. Vybavte svoje zasadacie priestory inteligentnými technológiami, ktoré podporujú spôsob, akým sa stretávate dnes a akým by ste sa chceli stretávať v budúcnosti.
AKO VYTVORIŤ PRIESTOR, KTORÝ JE FUNKČNÝ?
Zasadací priestor nie je len miestnosť so stolom a stoličkami. Ak chcete, aby vám priestor vyhovoval, je tu hneď niekoľko vecí, ktoré musíte zvážiť. Po prvé, rôzne farby nás ovplyvňujú rôznymi spôsobmi a to je dôležité zobrať do úvahy pri vytváraní stretávacieho priestoru, ktorý podporuje účel vášho stretnutia. Žltá farba je vhodná na použitie v zasadacích miestnostiach, pretože je to farba, ktorá primaje ľudí hovoriť. Preto je vítané jej použitie na stenách a nábytku v kreatívnych priestoroch, kde zvykne prebiehať brainstorming a je žiadané rozvíjanie konverzácie. Modrá je ďalšou vhodnou farbou na použitie v konferenčnej miestnosti. Vytvára pocit pokoja, ktorý nám pomáha lepšie sa sústrediť a podporuje produktivitu. Použite ju v priestoroch, kde organizujete workshopy a vytvárate nápady. Modrá tiež signalizuje dôveru, takže sa odporúča do priestorov, kde stretávate klientov. Vo videokonferenčnej miestnosti je dôležité mať pozadie, ktoré uľahčuje video-zariadeniu rozpoznať účastníkov a je príjemné pre oči tých, ktorí sledujú informačný kanál. Pre tento prípad je najvhodnejšia ukľudňujúca a neutrálna farba so stredným kontrastom - vyberajte tlmené a zemité farby ako je žltohnedá, béžová, sivá alebo bridlicová modrá. Jasné farby, ostré biele a tmavé odtiene často vytvárajú vizuálne efekty, ktoré nechcete vo video prenose vnímať, a preto je najlepšie vyhnúť sa im na stenách v konferenčných miestnostiach s video-zariadením.
Monitory sa v dnešnej dobe používajú vo väčšine stretávacích priestorov, a nielen počas videokonferencií. Zdieľame a prezentujeme dokumenty, ktoré chceme ukádzať všetkým zúčastneným, preto je dôležité vybaviť miestnosť pomocou obrazovky na viditeľnom mieste. Vyberte zasadací stôl rovnakej šírky ako je obrazovka alebo pridajte stôl v tvare V, aby ste zvýšili viditeľnosť pre všetkých účastníkov. Stoličky s kolieskami uľahčujú premiestňovanie a získanie správneho uhla tak, aby účastníci stretnutia videli na obrazovku.
Flexibilné stoličky s kolieskami sú tiež vhodné na stretnutia, kde prebiehajú skupinové diskusie alebo workshopy a musíte sa vedieť rýchlo a ticho pohybovať. Nadstaviteľné zasadacie stoly alebo sklopné mobilné stolíky sú tiež vhodné pre použitie v priestoroch, kde chcete podporovať flexibilné a dynamické stretnutia.
Pri kreatívnych stretnutiach alebo brainstormingu je pohyb kľúčom k udržaniu energetickej úrovne a vysokého tempa. Výškovo nastaviteľné zasadačkové stoly umožňujú jednoducho prispôsobiť výšku stola vašim potrebám - vyšší stôl s barovými stoličkami podporuje aktívnejšie stretnutia, pri ktorých sa ľudia môžu ľahko postaviť, zapojiť sa do diskusií alebo vyjadriť svoje postrehy pred tabuľou či obrazovkou.
Akustika v rokovacej miestnosti je tiež dôležitá pre udržanie sústredenia a produktivity. Tvrdé povrchy, ako sú holé steny, sklenené priečky, obrazovky a tabuľe, ktoré sa bežne používajú v zasadacích miestnostiach, vytvárajú vysokú zvukovú ozvenu, čo spôsobuje nevhodné akustické prostredie. Pridaním zvukovo absorpčných alebo zvuk tlmiacich akustických stien a stropných dlaždíc získate vyváženú hladinu zvuku a minimalizujete rušivé zvuky. Je tiež dôležité zabezpečiť, aby zvuk nepokračoval mimo zasadacej miestnosti – tak, aby ste mohli počuť, ale neboli počutí.
Nezabudnite na spontánne stretnutia!
Spontánne stretnutia sa na pracoviskách konajú každý deň. Kolegovia sa stretávajú na chodbách, pri kávovare alebo pri cudzích stoloch, aby sa pýtali na pracovné otázky a premýšľali spolu. Takéto spontánne stretnutia nie sú dôležité iba pre vzťahy medzi zamestnancami, ale tiež posilňujú spoluprácu a riešenie problémov. Vytvorte zamestnancom priestor, kde sa môžu zastaviť a porozprávať sa tým, že na vybrané miesta pridáte pohodlné a otvorené sedenie.
Na základe tohto všetkého vidíme, že kreatívne a efektívne stretnutia sú pravdepodobnejšie tam, kde existujú inšpiratívne a funkčné priestory. To, čo sa snažíme docieliť, sú prostredia, ktoré sú tak pohodlné, tak intuitívne a tak príjemné, že do stretnutí pridávajú sústredenie a radosť. Prostredia, ktoré sú tak dobre naplánované a funkčné, že sa účastníci môžu sústrediť na vlastné kreatívne procesy a čo najlepšie spolupracovať.
Potrebujete pomôcť vdýchnuť nový život do vašich zasadacích miestností? Alebo vytvoriť nové vzrušujúce prostredia pre stretnutia mimo tých tradičných?
