Miesta na stretnutia v moderných kanceláriách

Hybridné, digitálne, osobné, dlhé, krátke, spontánne, zarezervované, formálne a neformálne stretnutia. Na pracovisku sa ľudia stretávajú rôznymi spôsobmi. Moderná kancelária by mala podporovať nové spôsoby práce a interakcie tým, že ponúka rôzne typy rokovacích priestorov špeciálne navrhnutých na podporu produktivity, efektívnosti a kreativity.

Aký typ stretnutia máte (alebo chcete mať)?

Aby ste pre vašu organizáciu mohli navrhnúť ideálne priestory na stretnutia, je nevyhnutné začať identifikáciou typu stretnutí, ktoré sa u vás momentálne uskutočňujú a stretnutí, ktoré by sa mali konať v budúcnosti. Zvážte, ako sú využívané vaše priestory, typ a trvanie stretnutí, ktoré sa v nich konajú a stupeň požadovaného zamerania. Spĺňajú vaše existujúce priestory vaše potreby? Tieto informácie sú počas procesu navrhovania cenné a uľahčujú vytváranie takých priestorov, ktoré podporujú spôsob práce vašej organizácie. Ak pochopíte to, ako chcú zamestnanci a tímy spolupracovať, a ktoré typy zasadacích priestorov pridávajú pracovnému prostrediu hodnotu, položíte základy pre efektívnu optimalizáciu vašich kancelárskych priestorov.

12,9%

Komplexný prieskum Národného úradu pre ekonomický výskum ukazuje, že počet stretnutí medzi pracovníkmi v kancelárii sa po pandémii zvýšil o 12,9 %. Celková dĺžka stretnutí sa zvýšila o 20,1 %.

Optimalizujete váš kancelársky priestor

K tradičnej konferenčnej miestnosti je v modernej kancelárii potrebné doplniť rôzne zasadacie miestnosti a zasadacie priestory. Neformálnejšie stretnutia sa môžu konať v otvorených priestoroch, ktoré sú rozdelené pomocou nábytku s vysokým operadlom, paravánov, deliacich úložných riešení alebo textílií visiacich zo stropu – riešeniach typu izba v miestnosti. Krátke stretnutia, tvorivé stretnutia, projektové stretnutia alebo pracovné stretnutia, ktoré nezahŕňajú dôverné informácie, sú príkladmi stretnutí, ktoré dobre fungujú v otvorenom priestore s vhodným interiérovým riešením a technológiou.

Rozprávajte o priestore nie o miestnosti

Hovoriť o „priestore“ namiesto o „miestnosti“ je ilustratívny spôsob popisu, ako môžu byť miesta na stretnutia v kancelárii navrhnuté flexibilnejšie tak, aby podporovali nové spôsoby práce. Keď prídete do práce, je oveľa príťažlivejšie svojich kolegov vidieť, než aby boli všetci ukrytí v oddelených miestnostiach. Otvorené priestory tiež umožňujú voľnejšiu interakciu rôznych oddelení, čo môže prispieť k inkluzívnejšej kultúre na pracovisku. Otvára sa tiež potenciál pre rýchle zmeny v nečakaných situáciách počas každodennej práce.

3 ergonomické faktory, ktoré by ste mali zvážiť

AKUSTIKA. Akustika je dôležitá, aby sa účastníci stretnutia dokázali lepšie sústrediť a pracovali efektívnejšie. Tvrdé povrchy, ako sú holé steny, presklené priečky, paravány a tabule, ktoré sa často vyskytujú v zasadacích miestnostiach, vytvárajú nepríjemné akustické prostredie s hlasnými zvukmi a ozvenou. Akustické panely a textílie vytvárajú príjemný pocit a prispievajú k dobrému akustickému prostrediu.

FARBA. Vyberte si farebnú schému s prihliadnutím na typ stretnutia – nie podľa osobného vkusu alebo trendov. Rôzne farby povzbudzujú a pozývajú k rôznym typom aktivít. Žlté odtiene podporujú kreativitu, zatiaľ čo modrá má upokojujúci účinok. Zasadacie priestory by mali zapadnúť do kancelárskeho priestoru ako celku, no stále môžu mať osobitný prejav – myslite na pocit, ktorý chcete v každom zasadacom priestore vytvoriť.

VZDUCH A VETRANIE. Dobre fungujúci klimatizačný systém je nevyhnutný najmä v menších miestnostiach bez okien, aby sa predišlo strate pozornosti a ospalosti.

Počas kreatívnych stretnutí alebo brainstormingov je dôležité mať možnosť voľne sa pohybovať v priestore, aby ste udržali energiu a tempo. Výškovo nastaviteľné rokovacie stoly sa ľahko prispôsobia vašim potrebám – vyšší stôl s barovými stoličkami umožňuje účastníkom byť aktívnejší, postaviť sa a zapojiť sa do diskusie.

V modernej kancelárii sa čoraz častejšie stretávame so vstupom do kancelárie, ktorý je zároveň aj pracovným lounge-om. V tomto priestore sa lounge, projektové stoly a stoly v rôznych výškach miešajú s lákavým pocitom sadnúť si na šálku kávy, baviť sa s kolegom alebo chvíľu pracovať.

Krátke stretnutia je najlepšie uskutočniť v priestoroch s vyššími stoličkami a stolmi, kde si účastníci môžu vybrať medzi sedením alebo státím. Na druhej strane dlhšie stretnutia si vyžadujú priestor vybavený pohodlnými rokovacími stoličkami.

Vytvorte zóny s rozličnou úrovňou koncentrácie

Pri navrhovaní kancelárie je dôležité zvážiť, ako sú jednotlivé priestory umiestnené vo vzťahu k sebe navzájom. Napríklad priestory na prácu vyžadujúce vysoký stupeň sústredenia musia byť oddelené od oblastí, kde je veľa pohybu a interakcie medzi ľuďmi. Dobrým začiatkom je teda rozdelenie kancelárie do rôznych zón, napr. aktívna zóna s väčším ruchom a pohybom; zóna s čiastočnou potrebou koncentrácie, kde sa môžete sústrediť na svoju prácu, ale s určitým krátkymi prerušeniami na krátke rozhovory s kolegami; a zóna s vysokým stupňom koncentrácie, kde môžete nerušene pracovať bez rozprávania. To umožňuje každému vykonávať svoje úlohy počas dňa tým najlepším možným spôsobom.

„Dizajn zasadacích priestorov v kancelárii závisí od typu stretnutia, ktoré sa má uskutočniť a stupňa požadovanej koncentrácie. To určuje, či má byť miesto v otvorenom alebo uzavretom priestore a v aktívnej zóne alebo v zóne s čiastočnou alebo vysokou mierou koncentrácie.“

Henrik Axell, Workplace Strategist, Kinnarps

Technológia ruka v ruke s dizajnom interiéru

S vhodnou technológiou získavame viac možností ako a kde pracovať – dokonca aj v rámci fyzických priestorov kancelárie. Dostupnosť technológie preto zohráva úlohu v samotnom navrhovaní zasadacích priestorov kancelárie. Mali by všetky zasadacie priestory ponúkať možnosť digitálneho pripojenia niekomu mimo kancelárie? Môže to byť zo satelitnej kancelárie, hotelového lounge-u, kaviarne, vlaku alebo z domu. Alebo je pre vašu organizáciu lepšie mať dobre fungujúce zasadacie priestory pre digitálne a hybridné stretnutia a nechať si iné priestory prispôsobiť na fyzické stretnutia? Pred zmenou kancelárie je dôležité skutočne zvážiť, ktoré stretnutia sú vnímané dobre ako digitálne alebo hybridné a ktoré by mali byť fyzické. Okrem toho skontrolujte, ktoré priestory na stretnutia by malo byť možné rezervovať.

Vybavenie pre spontánne stretnutia a sociálnu interakciu

Hoci digitálna komunikácia prešla dlhú cestu, fyzické stretnutia sú stále kľúčové pre pestovanie silnej kultúry, rozvíjanie vzťahov a podporu zapájania. Napriek veľkému technologickému pokroku sú ľudské bytosti vo svojej podstate sociálne a potrebujú spoločnosť druhých. Počas osobných stretnutí môžeme vidieť reč tela a cítiť spojenie a empatiu spôsobom, ktorý je ťažké virtuálne replikovať. Malé zmeny vo výraze tváre, zmeny tónu nášho hlasu, pohyby rúk a očný kontakt posilňujú posolstvo, ktoré chceme odovzdať.

Spontánne stretnutia sa na pracoviskách uskutočňujú každý deň. Kolegovia sa stretávajú na chodbách, pri automate na kávu alebo na svojich pracovných miestach, aby sa porozprávali či brainstormovali. Tieto typy spontánnych stretnutí nie sú dôležité len na utuženie vzťahov medzi zamestnancami, ale tiež zlepšujú spoluprácu a riešenie problémov. Poskytnite zamestnancom možnosť zastaviť sa a porozprávať v otvorených, pohodlných a príjemných miestach na sedenie alebo státie. Zamyslite sa nad tým, ako chce vaša organizácia povzbudiť ľudí, aby sa stretávali, a uistite sa, že sa to odrazí v usporiadaní vašej kancelárie.

18%

V rámci prieskumu, 5 000 pracovníkov pracujúcich v kancelárii odpovedalo na otázky na tému, aký typ stretnutí si myslia, že budú mať v kancelárii budúcnosti. Odhadované výsledky ukazujú, že spontánne stretnutia tvoria až 18 % zo všetkých stretnutí. Výsledok je dôležitým aspektom, ktorý treba zvážiť pri navrhovaní kancelárie budúcnosti.

Je jasné, že inšpiratívne a funkčné priestory zabezpečujú kreatívnejšie a efektívnejšie stretnutia. Naším cieľom sú priestory, ktoré sú také pohodlné, intuitívne a prívetivé, že počas stretnutia zvýšia pozornosť a pohodu. Priestory, ktoré sú tak dobre naplánované a funkčné, že sa účastníci môžu sústrediť na svoje vlastné kreatívne procesy a spolupracovať najlepším možným spôsobom.

Potrebujete pomôcť s návrhom vašich kancelárskych priestorov? Možno je čas na nové vzrušujúce rokovacie priestory – mimo tradičných konferenčných miestností?

KONTAKTUJTE NÁS!