PREMEŇTE SVOJ DOMOV NA KANCELÁRIU – UŽITOČNÉ TIPY A RADY
Niektorí z nás očas pracujú z domu, ale pre mnohých môže byť práca z domova úplne nový svet. Môže sa vám to zdať veľmi náhle, môže to byť na dlhší čas ako len jeden deň a v súčasných podmienkach môže byť celá vaša spoločnosť v rovnakej situácii. Výmena každodenného kancelárskeho života za prácu a komunikáciu online je výzvou nielen z hľadiska zabezpečenia vhodných technických zariadení, ale predstavuje tiež komplikácie pre tímy aj jednotlivcov.
Radi by sme vám poskytli niekoľko rád, ako túto situáciu zlepšiť, a tiež sa ponoríme do dlhodobej perspektívy tejto zaujímavej, aj keď trochu neznámej oblasti, nazývanej „práca na diaľku“.
PRÁCA Z DOMU ALEBO PRÁCA NA DIAĽKU?
Práca z domu, ako naznačuje samotný názov, znamená prácu medzi štyrmi stenami vlastného domova, t.j. prácu z domácej kancelárie, kým práca na diaľku je omnoho širší pojem. Znamená presídlenie z miesta na prácu, ktoré vám poskytuje váš zamestnávateľ - kancelárie – do vášho domova, obľúbenej kaviarne, co-working priestoru alebo dokonca do knižnice. Medzi týmito dvoma pojmami nie je vždy úplne jasno, ale akokoľvek to nazveme, tento spôsob práce zvýhodňuje pracovníkov kancelárií v porovnaní s pracovníkmi v iných profesiách. Napokon, veterinár, pokladník alebo zdravotná sestra nemôžu plniť svoje povinnosti z domu. Možnosť pracovať z domu je obyčajne iba snom, a to aj pre mnohých zamestnancov kancelárie.
V správe Next Office Insights Report¹ pomáhame našim klientom analyzovať ich pracovisko a pracovné vzorce. Vyhotovili sme viac ako 200 analýz naprieč celou Európou, v ktorých môžeme vidieť, že samotní zamestnanci odhadujú, že 15% pracovného času pracujú mimo kanceláriu. Podľa Eurostatu² v roku 2017 pracovalo v rámci Európskej únie (EÚ) pravidelne z domu 5 % pracujúcich, vo veku od 15 do 64 rokov. Percento pracujúcich v EÚ, ktorí niekedy pracovali z domu, sa v priebehu rokov zvýšilo zo 7,7% v roku 2008 na 9,6% v 2017, hoci v roku 2017 došlo k miernemu poklesu od roku 2016 (9,8%).
Pre jednotlivcov
- V domácich kanceláriách majú ľudia tendenciu pracovať omnoho viac, keďže nemajú určený presný začiatok a koniec pracovnej doby. Absencia harmonogramu, ktorý je inak stanovený prichádzaním a odchádzaním z práce, môže spôsobiť, že deň bude vyzerať ako nekonečný a neforemný. Mali by ste sa ubezpečiť, že dodržiavate dennú rutinu.
- Počas práce z domu by ste mali sedieť vzpriamene, cvičiť a robiť tzv. strečing, mať pravidelné prestávky mimo svojho pracovného stola a dožičiť si dostatok slnečných lúčov. Je dobré ísť von na terasu alebo do záhrady, stáť pri okne alebo sa prejsť po dome alebo blízkom parku (ak je to možné). Slnečné lúče hrajú dôležitú úlohu pri regulovaní nášho cirkadiálneho rytmu (denných biologických hodín), nám umožňujú rozlišovať medzi jednotlivými úsekmi dňa.
- V nadväznosti na predchádzajúci bod, by ste si mali doma pravidelne zacvičiť. Je mnoho druhov cvičení, ktoré sa dajú robiť doma využívaním váhy vlastného tela alebo s minimálnym vybavením, ktoré je k dispozícii v každej domácnosti. Tejto téme sa venujú YouTube kanály, webové stránky a aplikácie pre workouty. Môžete si vybrať, ktoré z nich vám najviac vyhovujú. Pohyb je dôležitá denná potreba; pozdvihne nielen vašu náladu, ale aj váš výkon. Dokonca aj tie najzákladnejšie aktivity sa vytratia z vášho dňa, ak nebežíte na autobus, alebo nekráčate pešo medzi stanicou a kanceláriou.
- Využite čas, kedy sa najlepšie dokážete sústrediť. Mali by ste vyčleniť čas a určiť priestor pre úlohy, ktorým musíte venovať najväčšiu pozornosť. Režimy „Nerušiť“ a „Letový režim“ na vašom mobilnom telefóne môžu byť v tomto ohľade veľkou pomocou. Tieto časy si môžete dokonca zapísať do kalendára, aby vaši kolegovia videli, že ste zaneprázdnení.
- Vyhraďte si čas pre seba. Päť až desať minút by malo stačiť. Mali by ste robiť niečo, čo vás robí šťastnými, a čo vás rozveselí. Môžete to považovať za odmenu po dokončení úlohy.
PRE MANAŽÉROV
- Manažér musí poznať svojich zamestnancov a úlohy, ktoré môžu byť vykonané z domu, v danej pracovnej pozícii.
- Je veľmi dôležité vybudovať si dôveru medzi zamestnancom a zamestnávateľom, ale táto dôvera sa len tak zázračne neobjaví. Môžete dôverovať niekomu, ak viete čo robí, aký druh úloh jeho práca zahŕňa, aké má termíny, aké má schopnosti, ako je daný človek náchylný nedodržiavať termíny, a aké ľahké alebo ťažké je pre dotyčného požiadať o pomoc. Aby ste mohli toto všetko vedieť, musíte toho druhého človeka poznať.
- Ako vedúci pracovník si musíte uvedomiť, že práca z domu nie je výhodou. Práca z domu je príležitosť. Možnosť dokončiť rovnakú prácu s rovnakým výkonom na inom mieste. Všetci vieme, že pre niektorých zamestnancov je ťažké pracovať nepretržite, dokonca aj v kancelárii. Neradi vám to prezrádzame, ale efektívnosť nezávisí od miesta, ale od vašej vlastnej motivácie.
- Používajte technológie s rozumom. Niekedy sa email, video stretnutia a telefóny ukážu ako nedostatočné (alebo naopak je ich príliš). Ako sme už spomenuli, musíte si vybudovať dôveru v svojom tíme a myslieť na to, že technológie, ktoré používate by mali tomu napomáhať. Namiesto mikroriadenia všetkého môžete použiť ktorúkoľvek z nespočetných online aplikácií na riadenie úloh, procesov a projektov, ktoré dokážu dokonale nahradiť nekonečné e-maily, správy a hovory.
- Vedenie si v týchto časoch vyžaduje viac času a odovzdania. Buďte proaktívny a pravidelne robte konštruktívne video stretnutia so svojím tímom, aby ste držali krok so stanovenými cieľmi a KPIs (kľúčové ukazovatele výkonnosti).
- Váš tím možno pracuje z domu po prvýkrát. Veľa vecí je v tejto situácii nových a nefungujú úplne dobre, to môže byť stresujúce. Trpezlivosť v tejto nezvyčajnej situácii vášmu tímu pomôže.
KEĎ SA VÁŠ DOMOV ZMENÍ NA KANCELÁRIU
Na otázku, ako vytvoriť kanceláriu vo vašom domove, nie je ľahké odpovedať, dokonca ani keď je domáca kancelária vopred naplánovaná. Nehovoriac o situácii, keď ste nútení mať kanceláriu doma nečakane, z jedného dňa na druhý, a na nepredvídateľné obdobie (ako v momentálnej situácii). Kinnarps verí vo vytváranie ergonomických pracovných prostredí, pritom nasleduje princípy navrhovania priestorov založených na funkčnosti a aktivite. To je dôležité tak u vás doma, ako aj v práci.
1.
Vytvorenie vhodného priestoru. Zdravie a pohoda, faktory, ktoré by sa mali v súčasnej situácii osobitne zdôrazniť - sú základom produktivity. Priestor možno považovať za ergonomický, ak zodpovedá funkčným potrebám osoby, ktorá tam trávi čas (v tomto prípade zamestnanec). Mali by ste urobiť všetko, čo je vo vašich silách, aby ste si vo svojom dome vytvorili osobné pracovné miesto, pretože je to pre produktivitu nevyhnutné. Niekoľko desaťročí Kinnarps pracoval na vytváraní produktov, ktoré plnia ergonomické potreby najvyššieho štandardu. Či je to stôl na sedenie/státie, pracovná stolička alebo akustické riešenia, tieto produkty sú rovnako dôležité v domácej kancelárii ako v korporatívnom vybavení kancelárie.
2.
Vzhľadom na mnohé priaznivé a blahodarne účinky prírodného svetla na naše zdravie, by mal byť stôl umiestnený čo najbližšie k oknu. Ak potrebujete zvýšiť hladinu vitamínu D, chcete lepšie spať a samozrejme pracovať efektívnejšie, alebo ak chcete len znížiť nezdravé účinky umelého osvetlenia na svoje telo, môžete si zriadiť kanceláriu s minimálnym premýšľaním a námahou hneď vedľa okna.
3.
Farby ovplyvňujú vašu náladu aj naše emócie. V prípade rozličných priestorov, napríklad kancelárie, či už je i domáca, môžu mať vhodne vybrané farby významný vplyv na pohodlie a produktivitu ľudí, ktorí trávia v tomto priestore čas. Sivé, béžové alebo biele pracovné prostredie môže zapríčiniť depresiu, kým na druhej strane, jemnejšie farby dvíhajú motiváciu. Vo všeobecnosti, môžeme povedať, že zelená je upokojujúca, modrá zvyšuje produktivitu, červená zvyšuje pozornosť a žltá podporuje kreativitu. Mali by sme sa obklopiť rastlinami, ktoré čistia ovzdušie a pomáhajú nám udržať duševnú rovnováhu aj v našich príbytkoch.
4.
Hluk je prirodzenou súčasťou práce. Avšak, príliš vysoká hladina hluku môže výrazne znížiť produktivitu. Hluk ovplyvňuje vašu koncentráciu, úroveň stresu a schopnosť tvorivého myslenia. Vyrušovanie vám môže spôsobiť frustráciu a to obmedzí pohodu a efektívnosť. Naopak upokojujúce zvuky a hudba môžu vašu produktivitu zvýšiť, preto je dobré ich využívať aj v domácej kancelárii. Akustiku vo vašej obývacej izbe môžete vylepšiť niekoľkými malými trikmi. Stačí inteligentne umiestniť koberec, záves, vankúše, poličky a rastliny, čo pozitívne ovplyvní akustiku.
Dúfame, že sa vám naše rady zídu. Naším cieľom bolo vám poskytnúť zopár nápadov, ako byť produktívny, kreatívny a cítiť sa dobre počas toho, ako pracujete z vlastnej kuchyne alebo obývačky. A možno sa vám tiež tieto rady budú hodiť, keď sa vrátite do vašej bežnej kancelárie.
ZDROJE
1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1
Pre viac inšpirácie si pozrite našu galériu obrázkov
