Od rozptýlenia ku koncentrácii
VÝHODY A NEVÝHODY OTVORENEJ KANCELÁRIE
Vo chvíli, keď boli kancelárske kóje nahradené otvorenými kanceláriami, sa z pracovísk niečo vytratilo a až časom sme boli schopní rozoznať dôsledky. V súčasnosti je hlavnou výzvou pre budúcnosť navrhovanie pracovných prostredí, kde sa zamestnanci vzájomne nerušia. Na začiatku otvorené kancelárie vyzerali ako geniálny nápad. Všetci by z otvorenej kancelárie ťažili: kreatívni zamestnanci, ktorí by si medzi sebou mohli nepretržite vymieňať nápady, manažéri, ktorí by mohli dozerať na zamestnancov a v neposlednom rade aj nákupcovia, ktorí by mohli v rovnakom priestore umiestniť viac pracovníkov.
Vyskytol sa však jeden problém alebo skôr dva:
- Niektorí ľudia sa ťažko sústredia na svoje pracovné úlohy, keď počujú konverzácie svojich kolegov.
- Určité pracovné úlohy vyžadujú stopercentnú koncentráciu.
V novej ekonomike myslenia už vedomosti nie sú najdôležitejším faktorom, ale skôr sú to pochopenie a spájanie zdanlivo odlišných nápadov s novými konceptami a riešeniami, ktoré prinášajú skutočnú zmenu. Významnú úlohu bude naďalej zohrávať dialóg, výmena skúseností a stretnutia, ale koncentrácia a nerušené pracovné prostredie sa stanú dôležitejšími. V kancelárskom prostredí je čoraz ťažšie nájsť si tiché miesto, popri vrčiacom kávovare, hučiacej tlačiarni, zatváraní dverí na toalete, zvoniacimi mobilnými telefónmi, zatiaľ čo niekto hovorí o párty, na ktorej bol cez víkend.
„Ľudia sa chcú buď sústrediť na úlohu alebo sa stretávať s ostatnými, aby komunikovali. Akustika bude aj naďalej dôležitou témou pri rozlišovaní týchto dvoch spôsobov práce. Je tiež dôležité vytvoriť kultúru „nerušenia“, aby sa rešpektovala potreba súkromia a koncentrácie.“
DOSIAHNUTIE STAVU FLOW
Podľa renomovaného maďarského profesora psychológie Mihalyho Csikszentmihalyiho by sa mal každý zamestnávateľ snažiť pomôcť svojim zamestnancom dosiahnuť stav, ktorý sa nazýva flow (prúdenie). Je to moment, keď sa úplne ponoríte do svojej pracovnej činnosti a bezvýhradne sa jej venujete, vďaka čomu vyriešite problémy a vytvoríte inovatívne nápady. To však pre väčšinu ľudí vyžaduje v práci určitý pokoj, štruktúru a jasné ciele. Ide o vytvorenie rovnováhy medzi koncentráciou a tvorivosťou. Produktivita, motivácia a pocit z dobre vykonanej práce klesá, ak je v okolí príliš veľa rušení. Väčšina ľudí chodí ráno do práce s úmyslom čo najlepšie vykonať svoju prácu. Štúdie čoraz častejšie poukazujú na fakt, že veľká časť nášho šťastia pochádza z pocitu dobre vykonanej práce. Zmysluplnej práce, kde je úsilie vedúce k pozitívnemu výsledku evidentné. Ak máme na konci pracovného dňa pocit, že nespĺňame naše očakávania a očakávania tých, ktorí sú okolo nás, dochádza k poklesu pracovnej a motivačnej úrovne.
Pre jednotlivého zamestnanca však môže byť ťažké ovplyvniť fyzické prostredie kancelárie. Niektorí sa pokúšajú vytvoriť si vlastný priestor počúvaním hudby v slúchadlách alebo dokonca použitím chráničov sluchu. Tiež to pre ľudí okolo nich znamená, že nechcú byť rušení. Zamestnávatelia, ktorí nechcú, aby ich zamestnanci pracovali výlučne mimo kancelárie alebo sa začali obzerať po iných zamestnaniach, by mali popremýšľať o tom, ako majú byť navrhované kancelárie budúcnosti.
Je evidentné, že kancelárie podporujúce produktivitu a pohodu pri práci musia spĺňať potreby mnohých. Je veľmi dôležité vytvoriť pracovné priestory, kde sa zamestnanci môžu sústrediť na dosiahnutie flowu, ale zároveň byť súčasťou tvorivej komunity. Treba dbať na potreby introvertov aj extrovertov. Dá sa to dosiahnuť vytvorením rôznych pracovných zón, ktoré ponúkajú priestor pre rozličné typy sústredenia a rozptýlenia.
Riešenie na mieru
"Naši zákazníci často tvrdia, že kvôli dizajnu kancelárie nemôžu byť produktívni. Nie je to nezvyčajné, pretože často v kanceláriach vidíte nedostatok tichých priestorov určených na sústredenú prácu. Keď navrhujeme alebo renovujeme kancelárie, vnímame zabezpečenie a ochranu tichých priestorov ako prioritu.“
Vďaka nášmu Kinnarps Next Office® konceptu vyvíjame na mieru šité, komplexné riešenia, ktoré pomáhajú našim zákazníkom pri dizajne ich kancelárskych priestorov a renováciách. Zákazník a jeho prevádzka sú naším východiskovým bodom. Najprv sa pozrieme na ich súčasné pracovné metódy a na to, ako chcú, aby ich budúcnosť vyzerala. Potom začína cesta k vytvoreniu novej, jedinečne prispôsobenej kancelárie. My, ako prevádzkovateľ projektu, sme zapojení do celého procesu, od vízie a inšpirácie až po implementáciu a následný follow-up.
Je dôležité, aby sme sa riadili tým, čo kážeme a preto sme sa rozhodli implementovať náš Next Office koncept do spojeného pracoviska a zároveň showroomu v našej centrále, v Kinnarpe. Henrik Axell, manažér konceptu Next Office pre Švédsko, veľkou časťou prispel k tvorbe kancelárskych priestorov založených na činnosti. Manažment a zamestnanci sa zúčastnili analýzy už na začiatku procesu a všetky ich vstupy a stanoviská boli dôsledne zozbierané. "Ak manažment nie je súčasťou procesu, je veľmi ťažké zaviesť v organizácii nové myšlienky a nápady. Akonáhle máte na palube manažment, musíte zapojiť aj zamestnancov - všetky hľadiská majú význam," hovorí Henrik Axell.
S cieľom čo najlepšie využiť otvorenosť kancelárie a zároveň poskytnúť zamestnancom priestor na zameranú prácu, bola kancelária rozdelená do troch oblastí sústredenia: oblasť pre vysokú koncentráciu, strednú koncentráciu a nízku koncentráciu.
Centrála Kinnarps
Spoločné pracovisko a showroom spoločnosti Kinnarps sa nachádza len kúsok od miesta, kde bola pred viac ako 75 rokmi založená samotná spoločnosť. Pracovné prostredie sa vyznačuje kreativitou a je živým príkladom udržateľnosti, pohody pri práci, inovácie a ergonómie. Unikátne riešenie, v ktorom je pracovisko založené na aktivitách spojené s osobným spôsobom zobrazovania produktov a konceptu spoločnosti pre návštevníkov z celého sveta.
Vysoká úroveň koncentrácie
Priestory s vysokou úrovňou koncentrácie sú určené na nerušenú sústredenú prácu. Môžu zahŕňať veľké a malé zvukotesné konferenčné miestnosti, ktoré zabezpečia, že konverzácie nebudú zvonka počuť. Knižnica a individuálne pracovné stanice pre vysoko koncentrovanú prácu sú dôležitými doplnkami do tichých zasadacích miestností. Tieto oblasti sú ideálne pre sústredenú prácu ako je čítanie a písanie.
Stredná úroveň koncentrácie
Oblasti so strednou úrovňou koncentrácie sú vhodné pre tých, ktorí by chceli pracovať istým spôsobom sústredene, ale nie v tichom alebo izolovanom prostredí. Pre túto úroveň koncentrácie sú dobrým riešením miestnosti v miestnostiach. Môžete ich jednoducho navrhnúť pomocou zvukovo absorbčných alebo tlmiacich paravánov. Polosústredená práca môže byť ideálne vykonávaná v kolaboračných alebo kreatívnych priestoroch. Ide o zóny, ktoré sú vhodné pre spontánne stretnutia, brífingy a workshopy. Je dôležité, aby dizajn interiéru podporoval produktivitu a kreativitu.
Nízka úroveň koncentrácie
Existuje tiež množstvo priestorov určených na prácu s nízkou úrovňou koncentrácie. Príkladmi sú lounge či stretávacia plocha - dve oblasti, v ktorých možno očakávať konverzácie a iné šumy. Na týchto miestach si môžete prejsť vaše e-maily alebo viesť spontánne stretnutia s kolegami. Okrem spomínaných zón je pre nižšiu úroveň sústredenia vhodný otvorený priestor obsahujúci individuálne pracovné stanice. Tieto stanice sú vybavené všetkým, čo potrebujete pre dlhšiu prácu. Pre menej sústredenú prácu je vhodná aj firemná kantína.
Zónovanie a pravidlá
Na to, aby zóny pre koncentráciu skutočne fungovali, je dôležité, aby boli od seba oddelené, takže napríklad hluk z lounge zóny neruší osoby pracujúce v oblastiach pre vysokú úroveň sústredenia. Závesné alebo stojace paravány navzájom oddelujú jednotlivé plochy. V tichých oblastiach možno pre zabezpečenie dodatočnej absorpcie zvuku použiť aj stolové paravány.
Absorpcia zvuku je však len jedným z aspektov koncentračných zón. Je tiež dôležité stanoviť pravidlá týkajúce sa kancelárskeho hluku. Musí existovať spoločný názor na to, čo je v ktorej zóne povolené. Čím jasnejšie sú pravidlá, tým ľahšie je vytvoriť vysoko produktívnu, príjemnú kanceláriu.
"Pravidlá sú dôležitou časťou skladačky. Pomáhajú zamestnancom vedieť, ako sa chovať v kancelárii a pri vytváraní nových návykov. Zavedený súbor pravidiel prispieva k fungujúcej kancelárii a spokojným zamestnancom," hovorí Henrik Axell.
REŠPEKTUJTE JEDEN DRUHÉHO
Rešpektujeme sa navzájom a rovnako aj rozdielnosti, ktoré sa nachádzajú na pracovisku, ako aj medzi našimi návštevníkmi.
PORIADOK
Zaviedli sme takzvanú politiku čistého pracovného stola, čo znamená, že na konci pracovného dňa vždy vezmeme svoje veci a odkladáme ich na určené, spoločné miesto alebo v osobnom úložnom priestore, až kým ich nepotrebujeme znova.
POKOJ A TICHO V PRÁCI
Keď vaša práca vyžaduje vysokú koncentráciu, vyberiete si zónu s vysokou úrovňou sústredenia. Tu sa vyhýbame hlasným telefonickým rozhovorom a spontánnym stretnutiam. Ak sú dvere do izolovanej miestnosti zatvorené, nerušíme človeka vo vnútri.
ÚROVEŇ HLUKU
Rozhodli sme sa počúvať rádio alebo hudbu prostredníctvom slúchadiel. Nezabúdajme ani na to, že dlhé telefonické rozhovory je vhodnejšie viesť v izolovanom prostredí, než vedľa kolegu sústredeného na prácu.
NOVÉ DOJMY A NÁPADY
Pre vytvorenie mobility v kancelárii a podmienok potrebných pre spontánne stretnutia si každý nový pracovný deň vyberáme nové miesto. Miesto, ktoré nie je obsadené, môže byť rezervované na maximálne dve hodiny.
)
)
)
