Všetko, čo potrebujete vedieť, aby bola vaša nová kancelária úspešná
Poznáte súčasné koncepty pracovísk?
Jedným z dôvodov, prečo investície do nových kancelárií často zlyhávajú je, že koncepty sú mätúce a nie je jasné, v čom bude daná zmena spočívať. Náš koncept Next Office® nie je o tom, ako prinútiť vašu organizáciu, aby si vybrala konkrétnu formu. Ide o nájdenie jedinečného pracovného prostredia, ktoré vašej organizácii najviac vyhovuje. Nasledujúce riadky sú krátky úvod do piatich najbežnejších konceptov, ktoré sa týkajú druhu kancelárií a pracovných metód:
Kancelárie založené na aktivite
Kancelárie založené na aktivite sú formované na základe pracovných metód organizácie a množstvom priestorov, ktoré si vaše potreby vyžadujú. Namiesto pevne stanoveného miesta, ktoré slúži zamestnancom na viaceré druhy aktivít sa odporúča využívať viacero miest, ktoré vyhovujú potrebám danej úlohy. Kancelária je navrhnutá tak, aby podporovala mnoho typov činností, od úloh vyžadujúcich intenzívne sústredenie, až po spoluprácu a neformálne stretnutia.
Flexi kancelárie
Flexi kancelárie nemajú pevne stanovené pracovné miesta. Vo všeobecnosti je v takýchto kanceláriách menej stolov ako zamestnancov. Namiesto klasických pracovísk sa tu nachádzajú diskusné miestnosti, konferenčné miestnosti a miesta na stretnutia. Flexi kancelárie sú často zamieňané s kanceláriami založenými na aktivite, pretože je v nich veľa možností, z ktorých si môžete vybrať, ale pozitívny efekt chýba, pretože kancelária nie je navrhnutá tak, aby vyhovovala spôsobu, akým konkrétna organizácia funguje.
Desksharing
Ako už názov napovedá, zamestnanci spoločne zdieľajú viacero stolov. Počet pracovísk je určený výlučne obsadenosťou, čo znamená, že niektoré dni nemusí byť k dispozícii stôl pre každého človeka pracujúceho z kancelárie. Ani desksharing neberie do úvahy vykonávané pracovné aktivity; sústredí sa na počet stolov.
Co-working
Co-working je flexibilná metóda spolupráce, pri ktorej môže niekoľko organizácií alebo ľudí zdieľať rovnaký kancelársky priestor. Je to dôležitý spôsob fungovania pre živnostníkov, majiteľov malých podnikov a tých, ktorí pri svojej práci veľa cestujú. Pre tých, ktorí pracujú na „voľnej nohe“, je to spôsob ako získať sociálny kontakt a využiť synergie, ktoré vyplývajú zo spoločnej práce.
Agilné pracovné metódy
Princípy agilnej práce prinášajú so sebou prácu, ktorá sa primárne zameriava na výkon a výsledky. Tieto metódy vychádzajú z toho, kedy pracujete, kde pracujete, ako pracujete a kto prácu v vykonáva. Celkový cieľ je dôležitejší ako proces. Mnohé spoločnosti vďaka agilnej práci dosiahli úspech v urýchlení vývoja a implementácie nových nápadov v mnohých disciplínach.
Cíti sa každý zapojený do vízie?
Ak chceme, aby bola nová kancelária úspešná, je dôležité mať víziu a jasné ciele. A to si vyžaduje zapojenie manažérskeho tímu! To vysiela správu, že pohoda zamestnancov a projekt sú dôležité. A úspech závisí od toho, či manažment aj praktizuje to, čo hovorí. Ak sa od zamestnancov očakáva zdieľanie a striedanie rôznych pracovných prostredí, manažment by mal fungovať rovnakým spôsobom.
Účasť je kľúčom k úspechu. Ak zapojíte vašich zamestnancov do procesu plánovania od samého začiatku, bude vaša práca prebiehať rýchlejšie, plynulejšie a s lepšími výsledkami! Vysvetlite prečo, ako a aký efekt chcete pri zmene docieliť. Komunikujte jasne a transparentne. Rýchlo riešte obavy a neistotu. Tým, že každý bude mať možnosť vyjadriť svoj názor a opísať svoje pracovné metódy a potreby, zabezpečíte, spokojnosť s novou kanceláriou a tým pádom vyššiu efektivitu práce. Využite workshopy, semináre a prieskumy, aby ste zistili, čo si vaši zamestnanci myslia a čo cítia. Tajomstvom je vytvoriť spoločnú víziu a zamerať sa na budúcnosť, namiesto toho, aby sa hľadelo do minulosti.
Rozmýšľali ste nad funkčnosťou?
Priestor
Návrh pracoviska prostredníctvom Next Office® konceptu je zameraný na potreby organizácie a analytické údaje, čo v praxi znamená, že vždy bude dostatok stolov a miest na prácu. Ak majú byť zamestnanci mobilní, je dôležité, aby si zobrali svoje veci zo sebou, keď sa premiestňujú do iného prostredia alebo idú na stretnutie. Je dobré investovať aj do rezervačného systému, ktorý si poradí s konferenčnými miestnosťami aj s jednotlivými pracovnými stolmi. Zvyšuje to efektivitu vašej organizácie a znižuje riziko nedorozumení.
Technológie
Predtým, ako sa rozhodnete zmeniť pracovné metódy, musíte vziať do úvahy technológie, ktoré k tomu potrebujete. Máte také technické riešenia, ktoré sú potrebné na to, aby vaši zamestnanci mohli pracovať v danom prostredí bez papiera a bez ohľadu na pracovný priestor? Ak nie, ste pripravený investovať? Pamätajte, že používané technológie by mali určovať potreby zamestnancov – nie naopak!
Zachovanie dôvernosti
Otázka, ktorá sa bežne objavuje, keď uvažujeme nad otvoreným alebo mobilným kancelárskym prostredím je, ako zaobchádzať s dôvernými informáciami. Prostredie otvorenej kancelárie nevyhnutne neznamená, že so všetkými informáciami sa musí narábať otvorene. Nezabudnite do plánu kancelárie zahrnúť také pracovné miesta, v ktorých môžete za sebou zavrieť dvere a riešiť dôverné úlohy alebo súkromné diskusie. Dôležitý je aj prístup k uzamykateľným úložným priestorom.
Máte k dispozícii vhodné priestory na spoluprácu a efektívne stretnutia?
Stretnutia a spoločná práca sú dôležitými aspektmi práce v kancelárii. Z tohto dôvodu skúste investovať do rôznorodých typov zasadacích priestorov – od flexibilných riešení pre krátke stretnutia až po projektové priestory a konferenčné miestnosti. Je dôležité vytvoriť priestory tak, aby podporovali rôzne druhy stretnutí, ktoré sa vo vašej organizácii konajú. To zvyšuje efektivitu a kreativitu. Ďalším spôsobom, ako zefektívniť stretnutia, je využívanie videostretnutí. So správnymi technológiami je jednoduché mať osobné stretnutia bez toho, aby ste museli cestovať autom, vlakom alebo lietadlom, čo znamená efektívnejšie využitie času a peňazí.
Rozmýšľali ste nad ergonómiou?
V kancelárii založenej na aktivite vznikajú počas dňa prirodzene príležitosti pohybovať sa medzi jednotlivými zónami, založenými na aktivite, určenými na daný typ práce. Ale všetky kancelárie vyžadujú ergonomický kancelársky nábytok pre tých, ktorí sedia a robia prácu, ktorá si vyžaduje koncentráciu po dlhú dobu! Investujte do pracovných sed/stoj stolov a ergonomických stoličiek, aby ste znížili zranenia spôsobené opakovaným námahou. A pouvažujte nad striedaním nízkeho, vysokého a mäkkého sedenia v konferenčných miestnostiach.
Ako veľmi sa v práci pohybujete?
Pohyb je nevyhnutný pre naše zdravie a výskumy ukazujú, že nestačí len cvičiť vo voľnom čase. Cvičenie potrebujeme aj v práci. Pohyb je v kanceláriách založených na aktivite už zabudovaný, pretože sa neustále presúvate medzi rôznymi pracoviskami. K tomu prispieva aj ergonomický kancelársky nábytok, ako sú sed/stoj stoly a ergonomické sedenie. Prečo však neísť ešte o krok ďalej? Umožnite cvičiť a posilňovať rovnováhu počas práce vybudovaním telocvične v kancelárii, ktorá je vybavená loptami na cvičenie, balančnými doskami, posilňovacími pásmi, bežeckými pásmi a rotopedmi.
Aké sú vaše základné hodnoty?
Bezpečnosť
Dôležitou výzvou pri vytváraní otvorených pracovísk je vytvoriť pre každého pocit spolupatričnosti a bezpečia. Môže ísť o vytvorenie priestorov pre sociálny kontakt, ako aj priestorov pre individuálnu prácu za zatvorenými dverami. Je dôležité, aby kancelária ponúkala aj miesta, kde sa dajú riešiť dôverné záležitosti, aby sa každý zamestnanec cítil bezpečne, čo sa týka uchovania súkromných informácií. Zvukovo izolované zasadacie miestnosti sú vhodné aj pre súkromné stretnutia.
Pravidlá správania sa
Môcť si vybrať, kde a ako chcete v kancelárii pracovať je veľká sloboda. Rešpektovaním jeden druhého a našich rozdielov na pracovisku môžete získať všetky výhody a vybudovať si pozitívnu firemnú kultúru. Kanceláriu je možné rozdeliť na zóny pre prácu s nízkou, strednou a vysokou mierou sústredenia. Potom sa môžete spoločne rozhodnúť, aké typy rozhovorov a aktivít sú vhodné pre jednotlivú zónu. Ak všetci rešpektujú a dodržiavajú postupy, vytvárate bezstresové a kreatívne prostredie, v ktorom môže byť každý šťastný.
Spolu vytvoríme vašu ideálnu kanceláriu
KONTAKTUJTE NÁSAko sa pozeráte na selfleadership?
Organizácie, ktorých zamestnanci majú silný selfleadership, sú obzvlášť dobre pripravené pre kancelárie budúcnosti. Silný selfleadership neznamená len pracovať nezávisle na svojich cieľoch a prevziať zodpovednosť za svoje úlohy, ale aj sústrediť energiu na to, čo môže človek ovplyvniť a požiadať o pomoc, keď si to situácia vyžaduje. Rozvojom selfleadershipu v organizácii bude mať fyzická zmena kancelárie ešte väčší efekt. Pracovné prostredie je pozitívne a zamerané na hľadanie riešení s kolegami, ktorí sa navzájom povzbudzujú a rozvíjajú.
Čo vás motivuje ísť do práce?
V minulosti sme boli nútení ísť do práce, pretože tam boli umiestnené zariadenia a počítače. Dnes môžeme pracovať odkiaľkoľvek a na pracovisko chodíme možno len preto, že sa to musí. Cieľom Next Office® je urobiť z kancelárie motivátora samého o sebe. Vytvárať také inšpiratívne prostredia, aby sme tam radi trávili čas. Prostredia, kde stretávame pozitívnych, dedikovaných kolegov a je nám dopriaty priestor pre osobný rozvoj. Jednoduchý, ale zrejmý spôsob budovania úspešných organizácií a spoločností.
