Prípad : Kontract

Vysoké hodnotenia nových spôsobov práce a stretávania sa 

Svoju víziu stať sa najatraktívnejším pracoviskom a miestom na stretnutia v tomto odvetví považujú za záväzok. Keď IT poradenská spoločnosť Kontract potrebovala zmeniť svoj kancelársky priestor, spoľahli sa na analýzu pracoviska Kinnarps Next Office®, ktorá zaručila dôkladné zmapovanie ich potrieb a príležitostí.

Staré priestory začínali byť pre rastúcu IT spoločnosť stiesnené, no chýbala im najmä funkčnosť. "Mali sme veľmi tradičné zariadenie, ktoré nevyhovovalo nášmu biznisu, keďže naši konzultanti trávia veľa času s klientmi. Obsadenosť v kancelárii sa značne mení a stará kancelária nezodpovedala našej potrebe flexibilných riešení," hovorí Lotta Grundin , projektová manažérka spoločnosti Kontract pre sťahovanie.

Okrem toho, že tento nedostatok bol sťažujúcim faktorom pre efektivitu práce a spokojnosť zamestnancov, vyvolal aj otázku, aký vplyv má na komunitu, spoluprácu a zdieľanie vedomostí v spoločnosti. "Naša kancelária musí byť efektívnym pracoviskom, ale tiež atraktívnym miestom na stretnutia. To našim zamestnancom jednoznačne poskytne pridanú hodnotu. Musí ponúkať priestor na rôzne činnosti a zároveň vytvárať pocit spolupatričnosti a generovať energiu," hovorí. Vedenie začalo už predtým o niektorých z týchto otázok diskutovať, ale zároveň uznalo, že úspešná zmena si vyžaduje holistický pohľad nielen na súčasnú situáciu, ale aj na budúcnosť. „Práve v tejto fáze sme počuli o analýze pracoviska Kinnarps Next Office® a uvedomili sme si, že to je presne to, čo potrebujeme,“ hovorí Grundin.

Prostredníctvom prednášok, workshopov a online prieskumu zachytil Kinnarps potreby zamestnancov Kontractu a identifikoval pracovné vzorce organizácie. Aktuálna situačná analýza kancelárie bola založená na faktoroch produktivity a kreativity, spolupráce, zdravia a pohody pri práci, kvality akustiky, osvetlenia a ovzdušia. Navyše získali podporu pre proces zmien a plánovanie zón kancelárie.

Výsledkom projektu je pracovné prostredie založené na aktivite, v ktorom si zamestnanci môžu vybrať miesto pre prácu na základe svojho pracovného zadania, činnosti alebo aktuálnej nálady, napríklad s čistými zónami pre nízku, strednú alebo vysokú mieru koncentrácie. K dispozícii sú aj hravé, príjemné prvky, ako napríklad jedáleň s príjemnou atmosférou kaviarne, vstupný lounge, ktorý víta zamestnancov a klientov – a priestor na stolný tenis pre tých, ktorí potrebujú na chvíľu robiť niečo iné.

"Jednou z najväčších výhod novej kancelárie sú naše drop-in miestnosti. Tieto miesta sú hojne využívané, keďže máme čoraz viac stretnutí na diaľku. A samozrejme jedáleň, pulzujúce srdce kancelárie, kde sa stretávame pri raňajkách a obede,“ hovorí Grundin.

Vízia, vytvorená počas procesu v spolupráci so spoločnosťou Kinnarps, uvádza, že Kontract by mal byť: Najatraktívnejším pracoviskom a miestom na stretnutie v IT priemysle a meste Örebro. Je to miesto, kde sú ľudia spokojní, inšpirovaní a rastú, aby prosperovali a dosahovali čo najväčší možný úspech.

Toto bolo niečo na čo sa zamerala aj interiérová architektka Marie Oscarsson z Mom Designstudio, keď použila analýzu Kinnarpsu a Kontractu na vytvorenie hmatateľného interiérového dizajnu. "Nielen, že sme sa pozreli na skutočnú funkčnosť a produkty, pracovali sme aj na zvýraznení identity a značky. Samotné prostredie by nemalo byť jediným dôvodom, prečo prísť do práce, malo by tiež odrážať základné hodnoty, víziu a ciele Kontractu," hovorí a pokračuje: „Napríklad, veľký dôraz sme kládli napríklad na farebnú schému, ktorá všetko spája. Konzistentný farebný tón uľahčuje zmenu interiérového dizajnu počas rastu spoločnosti, vďaka čomu je riešenie udržateľnejšie na dlhý čas."

Cesta od tradičnej kancelárie k flexibilnej kancelárii založenej na aktivite musela mať svoje výzvy? Lotta Grundin reaguje rýchlosťou blesku. "Nie, v skutočnosti to išlo veľmi hladko a jednoducho. Čiastočne preto, že naši zamestnanci majú návyk pracovať týmto spôsobom, hoci stará kancelária ich v tom nepodporovala, a čiastočne preto, že s pomocou spoločnosti Kinnarps sme robili prácu od úplného začiatku." Veľký úžitok nám prináša aj náš Playbook, v ktorom sme na základe analýzy pracoviska zhromaždili pravidlá, praktické informácie a vysvetlenia, ako by malo naše nové pracovisko ideálne fungovať.“

Vyjadrenie Lotty Grundin potvrdilo aj hodnotenie, ktoré Kinnarps vykonalo približne šesť mesiacov po presťahovaní kancelárie Kontractu do nových priestorov. Henrik Axell, zodpovedný stratég pracoviska z Kinnarpsu, vysvetľuje, že hodnotenia zamestnancov kancelárie týkajúce sa nového spôsobu práce raketovo vzrástli v každej oblasti (spolupráca, efektivita, kreativita a pohoda pri práci). Na desaťbodovej stupnici hodnotenia je celkovým výsledkom posun z niečo vyše ľahko nad päť na takmer deväť.

"Toto dokazuje, aká dôležitá je analýza pracoviska, keď chcete zmeniť svoju kanceláriu. Na základe spoľahlivého mapovania a vedomostí môžeme vytvárať riešenia šité na mieru, vďaka ktorým je interiérový dizajn dlhodobo udržateľnou investíciou." hovorí Henrik Axell.