Čas na novú kanceláriu?

8 otázok, ktoré treba zodpovedať pred tým, než začnete

Blíži sa veľká zmena vášho pracovného prostredia? Ak chcete vytvoriť kanceláriu, ktorá podporuje pohodu pri práci a efektivitu, je dôležité navrhnúť pracovné prostredia, ktoré podporuje pracovné metódy a ľudí danej organizácie. Kľúčom k úspechu je riešenie potrieb všetkých typov osobností a generácií. V našom procese Next Office vykonávame dôkladnú analýzu pracoviska, ktorá hodnotí, ako pracujete v súčasnosti a mapuje vaše potreby, a vyhodnocujeme typy prostredia, ktoré budete potrebovať v budúcnosti. Nižšie sme zostavili osem otázok, na ktoré je dôležité odpovedať pred spustením celého projektu zmeny.

VŠETKO, ČO POTREBUJETE VEDIEŤ, ABY VAŠA NOVÁ KANCELÁRIA USPELA

POZNÁTE konceptY?

Jedným z dôvodov, prečo investície do nových kancelárií často zlyhávajú je fakt, že koncepty sú zmätené a nie je vždy je jasné, čo bude zmena obnášať. Účelom Next Office nie je nútiť vašu organizáciu do konkrétnej formy projektu. V skutočnosti ide o identifikovanie jedinečného pracovného prostredia, ktoré najlepšie vyhovuje vašej organizácii. Pre jednoduchšiu orientáciu si v nasledujúcom krátkom popise môžete prečítať o piatich najbežnejších konceptoch usporiadania kancelárií a pracovných metód:

KANCELÁRIE Založené na aktivite

Kancelárie založené na aktivite sú formované okolo pracovných metód vašej organizácie, s množstvom pracovných priestorov odrážajúcich vaše potreby. Namiesto toho, aby zamestnanci mali pevne stanovené miesto, kde sa môžu uskutočňovať viaceré druhy aktivít, sú vyzývaní, aby si našli priestor, ktorý najlepšie vyhovuje požiadavkam práve vykonávanej úlohy. Kancelária je navrhnutá na podporu mnohých typov aktivít, od úloh vyžadujúcich intenzívnu koncentráciu až po spoluprácu a neformálne stretnutia.

Flexi-kancelárie

Flexibilné kancelárie nemajú pevné priestory vybavené stolmi a vo všeobecnosti je v nich umiestnených menej stolov ako je zamestnancov. V pôvodnom priestore samostatných pracovísk môžu byť umiestnené napríklad diskusné miestnosti, zasadacie miestnosti a miesta pre stretnutia. Flexi-kancelárie sú často zamieňané s kanceláriami založenými na aktivite, pretože obsahujú mnoho oblastí, z ktorých je môžné vybrať si, ale chýba tu hlavný pozitívny efekt kancelárie založenej na aktivite, keďže interiér nie je navrhnutý tak, aby vyhovoval konkrétnemu spôsobu fungovania organizácie.

Desksharing

Rovnako ako to naznačuje názov, zamestnanci zdieľajú v tomto usporiadaní množstvo stolov. Počet pracovísk závisí výhradne od miery obsadenosti, čo znamená, že v niektorých dňoch nemusí byť k dispozícii stôl pre každého pracovníka, ktorý pracuje z kancelárie. Desksharing taktiež neberie do úvahy akékoľvek typy aktivity; sústredí sa hlavne na počet stolov.

Co-working

Co-working je kolaboratívna, pružná pracovná metóda, v rámci ktorej môžu viaceré organizácie a ľudia zdieľať tie isté kancelárske priestory. Je to obľúbené usporiadanie pre freelancerov, majiteľov malých spoločností či start-upov a tých, ktorí vo svojej práci často cestujú. Týmto spôsobom ľudia, ktorí pracujú samostatne, získavajú spoločenské kontaktné miesto a prostriedok pre využitie synergie, ktorá vychádza zo spolupráce.

Agilné pracovné metódy

Princípy agilnej práce sú často spájané s veľkým dôrazom na výkon a výsledky. Zahŕňajú faktory ako: kedy pracujete, kde pracujete, ako pracujete a kto vykonáva danú prácu. Celkový cieľ je dôležitejší ako samotný proces. V prípade mnohých firiem viedol agilný spôsob práce k úspechu v urýchlení rozvoja a implementácie nových myšlienok v mnohých disciplínach.

SÚ VŠETCI zapojenÍ do vízie?

Aby bola nová kancelária úspešná, je dôležité mať víziu a jasné ciele. A to vyžaduje zaangažovanie manažmentu! Vysiela to signál, že spokojnosť zamestnancov a projekt sú dôležité. Úspech v tomto prípade naozaj závisí od toho, či manažment skutočne vykonáva to, čo káže. Ak sa očakáva, že zamestnanci budú zdieľať rôzne prostredia a pohybovať sa medzi nimi, manažment by mal pracovať rovnakým spôsobom.

Účasť je kľúčom k úspechu. Začlenením vašich zamestnancov už do skorého procesu plánovania bude vaša práca rýchlejšia, hladšia a prinesie lepší výsledok! Vysvetlite prečo, ako a čo chcete touto zmenou dosiahnuť. Komunikujte jasne a transparentne: rýchlo identifikujte a riešte prípadné obavy a neistotu. Zabezpečením toho, aby mal každý zamestnanec príležitosť vyjadriť svoj názor a popísať svoje pracovné metódy a potreby, zabezpečíte, že pracovníci budú spokojní s novým usporiadaním kancelárie a že ich práca bude efektívnejšia. Naplánujte workshopy, semináre a prieskumy, aby ste zistili, čo si myslia a cítia vaši zamestnanci. Tajomstvo spočíva v tom, aby ste si nastavili váš pohľad do budúcnosti a určili spoločnú víziu, než aby ste sa sústredili na to, aké boli veci predtým.

PREMÝŠĽALI STE NAD FUNKČNOSŤOU?

Priestor

Návrh pracoviska prostredníctvom konceptu Next Office sa zameriava na organizačné potreby a analytické údaje, čo znamená, že bude v pracovnom prostredí existovať dostatok pracovných stolov a usporiadaní. Dôležité je tiež myslieť aj na to, že keď sú zamestnanci mobilní, berú si so sebou veci pri prechode do iného pracovného prostredia alebo keď sa zúčastňujú na stretnutí. Vhodné je taktiež investovať do rezervačného systému zasadacích miestností a jednotlivých pracovných stolov. Zvyšuje to efektivitu vašej organizácie a znižuje riziko nedorozumení.

Technológie

Než začnete uvažovať o zmene pracovných metód, nezabudnite zobrať do úvahy technológie, ktorými disponujete. Máte dostatočné technické riešenia, ktoré potrebujete na to, aby zamestnanci mohli pracovať v prostredí bez papiera a bez ohľadu na pracovný priestor? Ak nie, ste pripravení investovať do chýbajúcich technológií? Pamätajte, že sú to potreby zamestnancov, ktoré by mali určiť výber technológií - nie naopak!

Diskrétnosť

Otázkou, ktorá sa zvyčajne vyskytne pri zvažovaní práce v otvorenom alebo mobilnom kancelárskom prostredí je, ako uchopiť tému riešenia dôvernosti informácií. Otvorené kancelárske prostredie nemusí nutne znamenať, že so všetkými informáciami je manipulované otvorene. Nezabudnite vytvoriť pracovné zóny, v ktorých za sebou môžete zatvoriť dvere a venovať sa dôverným úlohám alebo súkromným diskusiám. Rovnako je dôležité mať prístup k uzamykateľným úložným jednotkám.

Existujú vhodné priestory na spoluprácu a efektívne stretnutia?

Stretnutia a spolupráca sú dôležitou súčasťou práce v kancelárii. Investujte preto do rozličných typov zasadacích priestorov - od flexibilných riešení pre krátke stretnutia až po projektové priestory a zasadacie miestnosti. Je dôležité vytvárať priestory, ktoré podporujú rôzne druhy stretnutí vo vašej organizácii. Zvyšuje to efektivitu a kreativitu. Ďalším spôsobom, ako zefektívniť stretnutia, je zvýšiť využívanie videokonferencií. Pomocou správnej technológie je jednoduché viesť stretnutia tvárou v tvár bez toho, aby ste museli cestovať autom, vlakom alebo lietadlom, čo pochopiteľne prináša efektívnejšie využitie času a peňazí.

Mysleli ste na ergonómiu?

Keď vybudujete kanceláriu založenú na aktivite, vznikajú počas pracovného dňa pri presune medzi rôznymi usporiadaniami založenými na aktivite prirodzené príležitosti na pohyb. Ale všetky kancelárie si vyžadujú ergonomický kancelársky nábytok pre tých, ktorí sedia a venujú sa sústredenej práci počas dlhšej doby! Investujte do výškovo nastaviteľných stolov a ergonomického sedenia, znížte tak počet zranení spôsobených opakovaným namáhaním určitých svalových partií. Zvážte tiež alternáciu nízkeho, vysokého a neformálneho sedenia v zasadacích miestnostiach.

Ako často sa v práci hýbete?

Pohyb je nevyhnutný pre naše zdravie a výskumy ukazujú, že pre zdravie nestačí len cvičenie vo voľnom čase. Potrebujeme cvičiť aj v práci. Pohyb je do kancelárií založených na aktivite prakticky zabudovaný, keďže sa neustále pohybujete medzi rôznymi pracoviskami. Ergonomický kancelársky nábytok, ako sú výškovo nastaviteľné stoly a ergonomické stoličky, tiež prispievajú k pohybu na pracovisku. Ale prečo neurobiť niečo viac? Umožnite zamestnancom zacvičiť si či vykonávať jednoduché balančné cvičenia počas práce vďaka tomu, že vybudujete kancelársku posilovňu ​​vybavenú fit loptami, balančnými podložkami, expandermi, bežiacimi pásmi alebo stacionárnymi bicyklami.

AKÉ SÚ VAŠE SPOLOČNÉ HODNOTY?

Bezpečnosť

Veľkou výzvou pri navrhovaní otvorených pracovísk je vytvoriť pocit spolupatričnosti a istoty pre všetkých. Môže to byť otázka začlenenia priestorov pre spoločenský kontakt, ako aj samostatných pracovísk, za ktorými sa dajú zatvoriť dvere. Taktiež je dôležité zabezpečiť pracoviská riešeniami pre uchovávanie dôverných záležitostí, aby každý cítil istotu, že ich súkromné ​​informácie nie sú otvorene zdieľané. Zvukovo izolované zasadacie miestnosti sú zas dobrou voľbou pre súkromné ​​stretnutia.

Zásady správania sa

Možnosť vybrať si, kde a ako pracovať v kancelárii predstavuje ohromnú slobodu. Vzájomným rešpektovaním a vnímaním našich rozdielov na pracovisku môžete využívať všetky výhody, ktoré agilné pracovisko prináša, a vybudovať pozitívnu firemnú kultúru. Kancelária môže byť rozdelená do oblastí s nízkou, strednou a vysokou koncentráciou. Následne sa môžete spoločne dohodnúť na druhoch rozhovorov a aktivít, ktoré sú vhodné pre jednotlivé zóny. Ak všetci rešpektujú a dodržiavajú postupy, vytvoríte prostredie bez stresu a plné kreativity, v ktorom môže byť každý šťastný.

SPOLOČNE VYTVORÍME VAŠU IDEÁLNU KANCELÁRIU

Kontaktujte nás

Ako vnímate vlastné vodcovstvo?

Organizácie, ktorých zamestnanci majú silné vlastné vodcovstvo, majú obzvlášť dobré predpoklady pre vybudovanie kancelárie budúcnosti. Silné vlastné vodcovstvo znamená nielen to, že pracujete na dosiahnutí svojich cieľov nezávisle a preberáte zodpovednosť za svoje úlohy, ale tiež zameriava energiu na to, čo môže ovplyvniť a požiadať o pomoc, keď to situácia vyžaduje. Rozvojom vlastného vedenia organizácie bude mať fyzická zmena v kancelárii ešte väčší účinok. Pracovné prostredie je pozitívne a zamerané na riešenia, s kolegami, ktorí sa navzájom podporujú a rozvíjajú.

Čo vás motivuje k TOMU, ABY STE IŠLI DO PRÁCE?

V minulosti sme boli nútení ísť na pracovisko, pretože sa tam nachádzali zariadenia a počítače. Dnes môžeme pracovať odkiaľkoľvek a na pracovisko chodíme častokrát len z povinnosti. Cieľom konceptu Next Office je vytvoriť z kancelárie motiváciou samu osebe. Vytvoriť inšpirujúce prostredie, kde chceme tráviť svoj čas. Kde stretávame pozitívnych, dedikovaných kolegov a máme priestor pre osobný rozvoj. Vzniká tak jednoduchý, ale zreteľný spôsob budovania úspešných organizácií a spoločností.